Luvian Jäähallin tarina - sekasorrosta automaatioon

Luvian Jäähalli Oy starttasi kiekkokauteen 2024-2025 ottamalla käyttöönsä WisePlatform Event -toiminnanohjausjärjestelmän. Tässä artikkelissa kerromme, miten jäävuoroja hallittiin ja laskutettiin ennen ja miten niitä hallitaan ja laskutetaan tänä päivänä.

Miten jäävuoroja hallinnoitiin ennen?

Luvian Jäähallin grand old man Karri Kemppainen on tehnyt pitkän ja vaikuttavan uran Luvian Jäähallin organisaatiossa. Kuten monilla jäähalliorganisaatioilla, myöskään Luvian Jäähallin käytössä olevat järjestelmät eivät ole aina olleet kaikkein tehokkaimpia.

Armoton puhelinrumba

Koska jääkiekko- ja muut jääurheiluseurat tarvitsevat jäävuoroja kauden aikana vaihtelevasti – välillä vuoroja perutaan, ja toisinaan tarvitaan lisävuoroja – ja harrastelijat ottavat yhteyttä epäsäännöllisesti, myös Luvialla on totuttu varsinaiseen puhelinrumbaan kauden aikana.

Tämä tarkoitti käytännössä, että Karrin puhelin soi melkeinpä mihin vuorokauden aikaan tahansa. Haasteeksi muodostui usein se, ettei Karri aina ollut paikassa, jossa hän pystyi ottamaan jäävuorotilauksia vastaan. "Voitko soittaa tunnin päästä, kun olen takaisin hallilla kalenterin ääressä?".

Lisäksi kiireessä kalenteriin päätyi usein vain varaajan nimi ilman tarkempia yhteystietoja, joita ei ehditty selvittää.

Luvian Jäähallin grand old man Karri Kemppainen on tehnyt pitkän ja vaikuttavan uran Luvian Jäähallin organisaatiossa.

Peruutusehdot - "Ei niitä käytännössä ole"

Aiemmin varaukset tehtiin puhelimitse, mikä johti siihen, että sekä vakiovuoroja että satunnaisia irtovuoroja peruttiin usein vasta saman päivän aikana. Selityksiä, kuten "Ei saatu tällä kertaa porukkaa kasaan", kuultiin vuosien varrella lukemattomia kertoja. Käytännössä tämä katsottiin aina läpi sormien, ja samalla menetettiin myyntiä.

Armoton laskutusrumba

Aiemmin jäävuorojen laskuttaminen oli epäsäännöllinen toimenpide, jota hoidettiin silloin, kun laskutuksesta vastaava henkilö ehti niitä muilta kiireiltään tekemään.

Käytännössä jäävuorolaskutuksen tekeminen oli erittäin paljon aikaa vievä ja paljon manuaalista työtä vaativa suuroperaatio. Kunkin laskutettavan tahon vuorot käytiin kalenterista läpi päivä kerrallaan sen ajanjakson osalta, jonka haluttiin laskuttaa. Sama prosessi toistui jokaisen joukkueen kohdalla – kyseessä oli loputon suo.

Ongelmia kohdattiin myös silloin, kun kiireessä tehdyissä vuorovarauksissa oli puutteita, eli "kenelle vuoro kuuluu ja ketä laskutetaan?". Ei välttämättä ollut tietoa, jos on sovittu erikoishintoja tai haluttiinko käyttää jäävuoroon yhtiön ns. vastiketunteja.

Kun vuorolaskutus oli vihdoin jotenkuten raavittu kasaan, oli aika siirtyä erilliseen taloushallinnon ohjelmistoon ja naputella laskut yksi kerrallaan valmiiksi.

Luottotappioita

Epämääräiset laskutuskäytännöt ja peruutusehdot johtivat siihen, että luottotappiot olivat osa yrityksen arkea. Kun vuoroja laskutettiin jälkikäteen ja vaihtelevasti, perinnän hyödyntäminen jäi usein vähäiseksi. Tämän vuoksi yhtiö onkin kärsinyt luottotappioista menneisyydessä.

Tehoa ja järjestystä: WisePlatform Event Luvian Jäähallille

Uuteen kiekkokauteen 2024-2025 Luvian Jäähalli Oy teki kuitenkin suuren muutoksen hankkimalla käyttöönsä WisePlatform Event-toiminnanohjausjärjestelmän, jolla pystytään operoimaan kaikki yhtiön kotisivuihin, markkinointiin, myyntiin ja taloushallintaan liittyen.

Verkkovaraaminen

WisePlatform Event -toiminnanohjausjärjestelmän myötä kaikki Luvian jäähallin vapaat jäävuorot ovat nyt varattavissa jäähallin omassa verkkokaupassa. Varauskalenterissa on myös julkisesti näkyvissä kaikkien vuorojen varaaja, joten joukkueet voivat tarvittaessa olla toisiinsa yhteydessä, mikäli tulee tarvetta vaihtaa vuoroja keskenään.

Kuka tahansa voi varata omalle ryhmälleen oman jäävuoron irtovuorona ja maksaa sen samantien verkkokaupassa monipuolisilla maksutavoilla. Jäähallin pääkäyttäjät, joukkueet, voivat varata vakiovuorojensa lisäksi itselleen lisää vuoroja. WiseCRM:n ja WiseReserve varauskalenterin ollessa yhteydessä toisiinsa, joukkueiden yhteyshenkilöt voivat varata vuoroja myös laskulle.

Peruutusehdot räätälöitävissä yrityksen toiveiden mukaan

WisePlatform Event -toiminnanohjausjärjestelmässä asiakkaan varatessa vuoroa hän samalla hyväksyy verkkokaupan toimitus- ja peruutusehdot. Jäähalliyhtiö voi itse päättää, miten paljon ennen vuoroa sen voi vielä perua. Tämän ansiosta ei tarvitse enää kuunnella samana päivänä tulleita venkslauksia.

Maksamattomien varausten laskuttaminen massana

WisePlatform Event -toiminnanohjauksen 'Kaikki samassa järjestelmässä' -edut näkyvät erityisesti jäävuorojen laskutuksessa.

Kaikki WiseReserve-varauskalenteriin luodut vuorot ovat jonkun WiseCRM-kontaktin nimissä – oli kyseessä sitten yritys, joukkue tai yksityishenkilö. WiseCRM sisältää kattavat asiakastiedot, kuten yhteys- ja laskutustiedot, aktiviteetit sekä mahdolliset roolit, jotka oikeuttavat alennuksiin tai vastikevuoroihin.

Admin-puolella on työkalu, joka kokoaa kaikki ajanvaraukset yhteen. Luvian Jäähalli suodattaa kerran kuukaudessa edellisen kuukauden maksamattomat vuorot, ja muutamalla klikkauksella ne voidaan laskuttaa massana. Laskut luodaan massana WiseInvoice-työkaluun, josta ne voi lähettää haluttuna päivänä ja maksuajalla.

Ajansäästö on huomattava, ja kaikki myynti kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon.

Automaattinen perintä

Säännöllisen jäävuorolaskutuksen lisäksi WiseEvent tarjoaa myyntilaskuille suoran rajapinnan perintään. Valittavissa ovat Ropo Capitalin ja Visman Reskontravahti, joihin perintään siirrettävät laskut siirtyvät automaattisesti WiseEvent-järjestelmästä. Tämän ansiosta luottotappiot ovat vähentyneet merkittävästi.

Yllä kuvattuna lyhyesti ketju vuorojen varauksesta, vakiovuorojen asettamisesta, massalaskutuksesta ja automaattisesta kirjanpidosta. Kaikki helposti samassa järjestämässä ja omilla ehdoilla ilman tuntikausien manuaalista työtä.

Jutellaanko lisää?

Kerro meille millainen on sinun jäähallisi tilanne - käydään yhdessä läpi, mitä voisimme tarjota juuri teille. Voit olla yhteydessä suoraan Joseen tai ottaa yhteyttä alla olevan lomakkeen kautta. Ajan varaaminen ei sido sinua mihinkään.

VARAA AIKA