Kirjanpitojärjestelmän vaihtamisen ajoitus

Järjestelmän vaihto kannattaa suorittaa tilikauden vaihtuessa. Vaihto suoritetaan syöttämällä järjestelmään edellisen tilikauden tilien loppusaldot sekä järjestelmän vaatimat asetukset.
Tallentaminen tapahtuu toistensa kaltaisiin taloushallinnon ja myynnin asetuksiin.

Tallentaminen tapahtuu toistensa kaltaisiin taloushallinnon ja myynnin asetuksiin.

Mikäli myös muut taloushallintoon liittyvät alueet; tuote- ja sopimushallinta, myynninjärjestelmät, laskutus, ostolaskut ja palkat siirtyvät uuteen järjestelmään kannattaa siirto suorittaa mahdollisimman tehokkaasti tilikauden vaihtuessa.
Kauppakamareiden kohdalla tämä tarkoittaa lähinnä laskutuksen, ostolaskujen sekä palkkojen siirtoa.

Pankin ja maksunvälittäjien sopimukset
Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanotto vaatii pankin/pankkien ja maksunvälittäjän välisen sopimuksen tekemistä. WiseNetwork suosittaa Maventaa, koska se kattaa kaikki pankit. Mikäli valitset Maventan hoitaa Wisen taloushallinta puolestanne verkkolaskutuksen alkuaktivoinnin.
Alkuaktivoinnin jälkeen Visma Sign lähettää asiasta vastaavalle yrityksen/yhdistyksen edustajalle sähköpostikutsun, joka sisältää heidän palveluunsa aktivointilinkin, salasanan sekä yksityiskohtaiset ohjeet jatkotoimiin.
Käytännössä tämä tarkoittaa että linkin takaa avautuu asiakirja jonka hyväksyt henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Palvelu avautuu tämän jälkeen noin viikon sisällä jolloin voidaan lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja kaikilta pankkia verkkolaskun palveluntarjoajana käyttämiltä yrityksiltä.
​​​​​​​

Järjestelmäasetukset
Asetuksien syöttö tapahtuu yhdessä Wisen taloushallinnon asiantuntijoiden kanssa. Kauppakamaritoiminnassa asetuksien kohdalta kyse on muutaman tunnin työmäärästä.

Tilikartta

  • Syötetään WiseAccounting-järjestelmään edellisen tilikauden mukainen tilikartta. Samalla järjestelmän muut toiminnallisuudet, tuotehallinta, myynninjärjestelmät, laskutus, ostolaskut ja palkat saavat ”käyttöönsä” tiliöintivalinnan.


Tuotetietojen syöttäminen tuotehallintaan

  • Syötetään tuotehallintaan myytävät, tuotteet; jäsenyystuotteet, tapahtumatuotteet, asiakirja- ja muut tuotteet


Laskutusasetukset

  • Syötetään järjestelmään yrityksen pankkitilit ja valitaan tilikarttanäytöstä kirjanpidon vastaava tili. Määritellään laskutuslomakkeessa näkyvät pankkitilit sekä yhteystiedot.
  • Tallennetaan ohjaustiedot, maksuehto, viivästyskorko, milloin ja millä huomautustekstillä huomautuslaskut lähtevät, laskujen lähetystavat ja mukautetut kirjanpitotilit.


Ostolaskujen asetukset
Ostolaskujen asetuksiin asetetaan oletustarkastajat ja -hyväksyjät. Oletuksia voidaan tarvittaessa muuttaa laskukohtaisesti.

Palkkahallinto
WisePay-palkkajärjestelmä toimii laskutuksen ja ostolaskujen prosesseilla. Palkkojen tuotehallintaan on siirretty Tulorekisterin 110 palkkatuotetta, joista ”paketoidaan” kauppakamarin tarvitsemat palkkatuotepaketit

WiseEconomy taloushallinnon edut