Taloushallinnon järjestelmän vaihtaminen

Vastasimme usein kysyttyihin kysymyksiin koskien taloushallinnon järjestelmän vaihtamista WiseNetworkin taloushallinnon työkaluihin: miksi järjestelmää kannattaa vaihtaa? Milloin on oikea aika vaihtamiselle? Miten vaihtaminen käytännössä tapahtuu ja kauanko se vie aikaa?

WisePlatformin sisältämät taloushallinnon työkalut ovat edistyksellisiä ja pitkälle automatisoituja. Ne toimivat saumattomasti yhteen WisePlatformin myynnin ja markkinoinnin työkalujen kanssa.


Miksi taloushallinnon järjestelmä kannattaa vaihtaa WisePlatformin taloushallinnon työkaluihin?

1. Pitkälle automatisoitu taloushallinnon järjestelmä - aina ajantasainen kirjanpito

  • WisePlatformissa kirjanpito tapahtuu automaattisesti ja järjestelmä vaatii kirjanpitäjältä vain muutamia kuukausittaisia toimia.
  • Kun kaikki taloushallinnon osat ovat samassa järjestelmässä, kirjanpito on aina ajantasaista.
  • Standardien mukaiset kirjanpidon raporttimme ovat käyttäjän nähtävissä vain muutamalla klikkauksella. Tämä vapauttaa yritykselle aikaa reagoida muuttuviin tilanteisiin.
  • Ajantasainen tieto tehostaa myös yrityksen sisäistä viestintää.
  • Kun tiedot ovat ajantasalla, saadaan myös tilinpäätös valmiiksi huomattavasti varhaisemmassa vaiheessa. WiseNetwork Oy:n vuoden 2020 tilinpäätös valmistui 8.1.2020.

WisePlatformista saadaan suurin hyöty, kun kaikki yrityksen toiminnot ovat samassa järjestelmässä. Mikäli yrityksen myyntilaskutus ja myyntireskontra tapahtuvat Wiseplatformin kautta, mutta ostolaskut, palkat sekä kirjanpito hoituvat muiden järjestelmien kautta, ei kirjanpitoa voi sanoa ajantasaiseksi. Tällaisessa tilanteessa yrityksen taloushallinnon luvut ja niiden seuranta ovat täysin riippuvaisia kirjanpitäjän tuottamasta kuukausiraportoinnista. Huonoimmassa tapauksessa myynti- sekä ostolaskut ja palkat sijaitsevat kaikki eri järjestelmissä ja ovat eri ihmisten hallinnoitavissa, milloin ajantasaisten raporttien saaminen voi viedä jopa pitkään.

2. Helppokäyttöisyys

WisePlatformin taloushallinnon työkalut ovat luotu käyttäjälähtöisestä näkökulmasta palvelemaan asiakkaidensa kaikkia tarpeita. Kaikki järjestelmän logiikat ovat toistensa kaltaisia, joten sitä on erittäin helppo käyttää ja tarvittavat tiedot löytyvät aina helposti. Järjestelmä muodostaa taloushallinnon toimintojen etusivuille yhteenvetoja, joiden pohjalta talouden eri tilanteita on helppo seurata ja poikkeaviin tilanteisiin pystytään reagoimaan nopeasti.

3. Kustannussäästöt

Mahdollisimman pitkälle viedyllä automatisoinnilla pyritään säästämään reskontranhoidon sekä kirjanpidon kustannuksia - automaattiset kirjaukset vähentävät kirjanpidon lisälaskutusta ja säästävät selvää rahaa.​​​​​​​

4. Jatkuvasti kehittyvä taloushallinnon kokonaisuus

Myös taloushallinnon työkalujen osalta jatkuva kehitys ja kuukausittain päivittyvät ominaisuudet sisältyvät SaaS-palvelusopimukseemme. Tehtävät kehitykset ovat hyvin pitkälti asiakaslähtöisiä.

5. Monipuoliset käyttökoulutukset, jatkuva järjestelmätuki ja tilitoimistopalvelut

WiseNetworkin taloushallinnon ammattilaiset kouluttavat asiakasyrityksen työntekijät sekä kirjanpitäjän käyttämään järjestelmän taloushallinnon työkaluja. Käytön oppiminen on helppoa, koska osa-alueiden käytettävyys on suunniteltu toimimaan samoilla logiikoilla. Annamme työkaluihimme aina riittävän koulutuksen koulutustarpeiden mukaisesti.

Järjestelmän päivittäiseen käyttöön on saatavilla asiantuntevaa apua nopeasti sekä tukipalveluidemme että taloushallinnon asiantuntijoidemme kautta.

​​​​​​​Tarjoamme taloushallinnon työkaluja käyttäville yrityksille myös tilitoimistopalveluita kumppanimme Aallon Group Oyj:n toteuttamina.

6. Positiiviset käyttökokemukset

WisePlatformin taloushallinnon työkalut ovat käytössä lähes puolella asiakkaistamme. Asiakkailtamme saadut käyttökokemukset ja palautteet ovat olleet erittäin positiivisia. Taloushallinnon työkalujen helppokäyttöisyys ja pitkälle viedyt automaatiot ovat saaneet runsaasti kiitosta.

”WisePlatformin taloushallinnon työkalut ovat erittäin selkeitä, yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä. Kuka tahansa oppii käyttämään niitä, vaikka ei olisi alan koulutusta. Parasta järjestelmässä on pitkälle viedyt automaatiot, jotka helpottavat työtä ja säästävät työaikaa. Esimerkiksi myyntilaskujen osalta järjestelmä ilmoittaa, mikäli laskulla on ylisuoritusta ja kirjanpidon etusivulta näkee heti, mikäli tositteessa on jotain vialla. Näin virheisiin voidaan reagoida nopeasti eikä selvitystyöhön kulu aikaa. Lisäksi helpotusta työntekoon tuo se, että voimme yhdellä kirjautumisella hallita useampaa organisaatiota."
Sini Savioja, talous- ja toimistovastaava, FC Jazz


Mihin hetkeen taloushallinnon järjestelmän vaihto kannattaa ajoittaa?

Taloushallinnon järjestelmän vaihtaminen onnistuu missä vaiheessa tahansa yrityksen tilikautta. Yksinkertaisinta se on kuitenkin ajoitettuna tilikauden vaihtumisen ja tilinpäätöksen väliselle ajankohdalle. Näin ollen edellisen tilikauden saldot saadaan vietyä ajantasaisesti yrityksen WisePlatformin taloushallintoon. Järjestelmään täytyy viedä myös kuluvan tilikauden tapahtumat. Kun järjestelmän vaihto tapahtuu hyvissä ajoin, saadaan kaikki data vietyä ajantasaisesti WisePlatformin taloushallintoon.


Miten taloushallinnon järjestelmän vaihto tapahtuu käytännössä?

Taloushallinnon järjestelmän vaihto edellyttää toimia WiseNetworkin taloushallinnon asiantuntijoilta sekä myös asiakkaalta itseltään. Annamme asiakkaalle selkeän toimenpidelistan sekä aikataulun, mitä tietoa milloinkin tarvitsemme, jotta voimme taata sujuvan järjetelmän siirron.

Taloushallinnon asiantuntijamme huolehtivat kaikista mahdollisista siirron vaiheista ja toimimme myös asiakkaidemme tukena kaikissa heiltä toimenpiteitä vaativissa järjestelmän vaihdon vaiheissa.

Listasimme muutamia tärkeitä käytännön asioita järjestelmän vaihdoksesta:

  • Edellisten ja kuluvan tilikauden saldot ja tapahtumat viedään WisePlatformiin
    • Prosessi tapahtuu yhteistyössä asiakkaan, Wisenetworkin taloushallinnon asiantuntijoiden sekä nykyisen tilitoimiston välillä.
  • Kirjanpidon ohjaustiedot
    • Jotta kirjanpito on mahdollisimman automatisoitua, vaatii järjestelmämme kirjanpidon osio muutamia asetuksia, jotka taloushallinnon ammattilaisemme asettavat toiveidenne mukaisesti.
  • Pankin ja maksunvälittäjien sopimukset
    • Kaikki pankeista saatavat tiedot, kuten tiliotteet, viiteaineistot ja laskujen maksaminen saadaan hoidettua WisePlatformissa. Näiden käyttöönotto edellyttää pankin kanssa tehtäviä sopimuksia, joiden muodostamisessa taloushallinnon asiantuntijamme ovat tukenanne.
    • Verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanotto vaatii pankin/pankkien ja maksunvälittäjän välisen sopimuksen tekemistä. WisePlatformissa laskujen välittäjänä toimii Maventa, jonka aktivoinnin taloushallinnon asiantuntijamme hoitavat puolestanne. Asiakasyrityksen allekirjoitusoikeuden omaavan henkilön täytyy ainoastaan hyväksyä sopimus.
    • Lisäksi Wisenetworkin taloushallinnon asiantuntijat huolehtivat kuluttajalaskutusilmoituksen tekemisestä tai muutoksesta puolestasi.
  • ​​​​​​​Verkkolaskutusosoitteen toimittaminen yritystä laskuttaville tahoille
    • ​​​​​​​Maventan aktivoinnin jälkeen laskuttaville tahoille toimitetaan uudet verkkolaskutustiedot. Wisenetworkin työntekijät auttavat tässä. Kyseinen viesti on helppo toimittaa laskuttaville tahoille esimerkiksi WisePlatformin markkinointityökalun avulla.
  • ​​​​​​​Laskutuksen ja ostolaskujen asetukset
    • ​​​​​​​Tiedot, kuten ostolaskujen hyväksyjät ja tarkastajat asetetaan järjestelmään asiakasyrityksen toiveiden mukaisesti. Lisäksi laskutusasetuksiin asetetaan laskuille muodostuvat laskuttajan tiedot sekä asiakasyrityksen toivomat, automaattisesti toimivat myyntilaskujen muistutusvälit. Myyntilaskujen perintärajapinta saadaan aktivoitua yhdellä klikkauksella.
  • ​​​​​​​Palkkahallinto
    • ​​​​​​​Palkkasopimukset luodaan yhteistyössä taloushallinnon ammattilaistemme kanssa. Lisäksi kaikki yrityksen käyttämät palkkojen lajit tuodaan palkkatuotteille, jotka toimivat WisePlatformissa palkanlaskun välineenä.


​​​​​​​Wisenetwork Oy:n tilitoimistokumppani Aallon Group Oyj tarjoaa tilitoimistopalveluita WisePlatformin taloushallinnon työkaluja käyttäville yrityksille. Kaikki kirjanpitotyö tapahtuu tällöin WisePlatformin taloushallinnossa Aallon Group Oyj:n hallinnoimana. Mikäli asiakasyritys ei halua vaihtaa nykyistä kirjanpitäjäänsä, taloushallinnon ammattilaisemme kouluttavat yrityksen työntekijät sekä kirjanpitäjän käyttämään WIsePlatformin taloushallinnon työkaluja.


Kuinka kauan WisePlatformin taloushallinnon työkalujen käyttöönotto vie aikaa?

Taloushallinnon järjestelmän vaihtoprosessi suunnitellaan tarkasti Wisenetworkin ja asiakasyrityksen välillä.

Järjestelmän siirto voidaan toteuttaa muutamien työviikkojen aikana. Prosessin aikana myös asiakkaan on oltava aktiivinen, jotta kaikki data saadaan siirrettyä suunnitellulla aikataululla WisePlatformiin.

Vaihtoprosessi pitää sisällään viikottaisen viestinnän WiseNetworkin asiakasvastaavan kanssa. Käyttöönoton sujuvuuden kannalta on suositeltavaa nimetä myös asiakasyrityksen puolelta projektivastaava, joka asioi kaikesta kirjanpitojärjestelmään liittyvästä asiasta Wisenetworkin kanssa.

Taloushallinnon asiantuntijamme ovat jatkuvasti käytössänne käyttöönotossa askarruttavissa kysymyksissä. Olemme saaneet asiakkailtamme hyvää palautetta kanssamme suoritetuista taloushallinnon järjestelmän vaihtoprosesseista.


Varaa aika 30 minuutin etäesittelyyn

Haluatko kuulla lisää WisePlatformin edistyksellisistä taloushallinnon työkaluista ja niiden käyttöönotosta?
​​​​​​​Varaa aika 30 minuutin etäesittelyyn!


Lue lisää

CRM-ohjattu markkinointiviestintä, myynti ja taloushallinto

Taloushallinnon työkalut: myynti- ja ostoreskontra, tulorekisteriin yhteensopiva palkkajärjestelmä sekä automatisoitu kirjanpito - kaikki samassa järjestelmässä, yhdenmukaisilla toimintaprosesseilla.

Lue lisää

WiseNetwork Oy tilinpäätös 1.1.2021

WisePlatform CRM-järjestelmä mahdollistaa ajantasaisen yrityksen toiminnanohjauksen, mukaan lukien taloushallinnon. WiseNetwork Oy tilinpäätös ajalta 1.1.-31.12.2020 siirrettiin tilintarkastukseen 1.1.2021.

Lue lisää

Taloushallintopalveluiden tarjonta laajenee: Aallon Group Oyj kumppaniksemme taloushallinnon tuotantoon

Wisenetwork on sopinut Aallon Group Oyj -konsernin kanssa mahdollisuudesta tarjota yhtiön tuottamia taloushallinnon palveluita järjestelmämme käyttäjille yhtenä kirjanpidon ulkoistuksen vaihtoehtona.

Lue lisää