​​​​​​​Uusi tietosuoja-asetus astui voimaan 25.5.2018

25.5.2018 tuli voimaan tuo paljon puhuttu, kaikkia EU-jäsenmaita käsittävä tietosuoja-asetus, GDPR.

Uusi asetus koskee kaikkia henkilötiedon käsittelijöitä

Päivämäärä 25.5.2018 toi uusia velvoitteita lähes jokaiselle yrittäjälle jotka keräävät, säilyttävät ja käsittelevät henkilötietoja (mm. asiakas- tai jäsenrekisteriä), olipa kyseessä sitten iso pörssiyritys, säätiö, yhdistys tai julkishallinnon organisaatio. Kyse voi olla esimerkiksi asiakkaiden, työntekijöiden tai yrityskontaktien henkilötiedoista, kuten nimestä, osoitteesta, puhelinnumerosta tai mistä tahansa muusta tiedosta, jonka voi liittää tiettyyn henkilöön.


Henkilötietojen käsittelyn periaatteet

Tiedot on kerättävä tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten, eikä niitä saa käsitellä myöhemmin näiden tarkoitusten kanssa yhteen sopimattomalla tavalla.

Rekisteröidyt henkilöt ovat antaneet suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn, tai että henkilötietojen käsittelylle on joku muu GDPR:n laillinen oikeusperuste.

Henkilötietoja on käsiteltävä lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Henkilötietojen on oltava rekisterin käyttötarkoituksen kannalta asianmukaisia, olennaisia ja tarpeellisia.
Henkilötietojen käsittelyssä on varmistettava turvallisuus. Tiedot on suojattava luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä. Rekisterinpitäjän on varmistettava, että tiedot eivät häviä, tuhoudu tai vahingoitu vahingossa. Suojaamisessa on käytettävä asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia. Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että henkilötietojen käsittelyn periaatteita on noudatettu. Tarpeen vaatiessa hänen on pystyttävä osoittamaan se. Näyttönä voi toimia dokumentaatio, kuten selosteet, ohjeet ja sopimukset.


Wise-järjestelmä, täysin yhteensopiva uuden tietosuojalain kanssa!

Rekisterinpitäjä on viimekädessä vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, joten rekisterinpitäjä vastaa myös yhteistyökumppaninsa toimista. Organisaatioilla joissa käytetään useampaa henkilötietoa käsittelevää järjestelmää asetus on aiheuttanut paljon töitä ja kustannuksia, jokaisesta toimijasta kun on ensinnäkin tehtävä omat selvityksensä.

Ongelmia syntyy, mikäli käytettävä järjestelmä ei vastaa uuden asetuksen vaatimuksia tai organisaatiossa käytetään useampaa henkilötietoa käsittelevää järjestelmää. Usean järjestelmän käyttö hankaloittaa niin tietojenkäsittelyn arviointia, tietosuojaperiaatteen noudattamista kuin osoitusvelvollisuuttakin. Käytännössä eri logiikoilla toimivia järjestelmiä ei voida keskitetysti hallita tietosuojalain näkökulmasta.

Wise-järjestelmää on alusta alkaen kehitetty niin, että kaikki henkilötietoa käsittelevät työkalut ovat samassa järjestelmässä. Tämä helpottaa paitsi organisaation toimintaa, myös tietosuojalain noudattamista. Kaikista kontakteista voidaan osoittaa mistä se on peräisin, mitä tietoja säilytetään ja minkä takia. Yhteenvetoja voidaan tehdä henkilöittäin, yrityksittäin, valikoidusta ryhmästä tai koko henkilörekisteristä. Mikäli organisaatiosi tarvitsee apua esimerkiksi tietosuojaselosteen tekemisessä tms. ottakaa yhteyttä allekirjoittaneeseen.


Tulorekisteri - seuraava suuri uudistus

Tulorekisteri on kaikessa yksinkertaisuudessaan sähköinen tietokanta tulotiedoille. Kansallisen tulorekisterin perustamishanke (KATRE) on yksi nykyisen hallituksen julkisten palvelujen digitalisoinnin kärkihankkeista. Hankkeen yleisestä ohjauksesta vastaa valtiovarainministeriö ja käytännön toteutuksesta verohallinto.

Milloin tulorekisteri tulee voimaan

Rekisteri astuu voimaan kahdessa osassa:

  • 1.1.2019 Palkkatiedot
  • 1.1.2020 etuus- ja eläketiedot


Molemmat uudistukset koskevat kaikkia palkkojen ja etuuksien maksajia ja tulevat voimaan ilman siirtymäaikaa

Tulorekisterin osapuolet

Palkkatietojen tuottajia vuodesta 2019 lähtien ovat kaikki työnantajat ja muut toimijat, joilla on palkkatietojen ilmoitusvelvollisuuksia suomeen. Palkkatietoa käyttävät Verohallinto, Kela, työttömyysvakuutusrahasto ja työeläkelaitokset.

Mitä uudistus merkitsee eri osapuolille

Tulonsaaja

Palkkatiedot, eläketulojen tiedot sekä tiedot maksetuista etuuksista löytyvät jatkossa yhdestä paikasta ja ne ovat tarkasteltavissa reaaliaikaisesti. Verottaja ei jatkossa lähesty palkansaajaa, sillä tarvittavat tiedot löytyvät rekisteristä.

Työnantaja

Raportointi suoritetaan kerran kuukaudessa palkanmaksun yhteydessä. Tällä korvataan keskeisimmät kuukausi- ja vuosi-ilmoitukset sekä erilaiset palkkaselvitykset ja –todistukset. Palkansaajat tulotietoja ei jatkossa kysytä työnantajalta, vaan ne kysytään tulorekisteristä. Työnantaja vastaa sanktion uhalla siitä, että tiedot ovat oikein.

Tiedon käyttäjä

Jatkossa myös valvonta on reaaliaikaista. Tämä nopeuttaa erilaisten hakemusten prosessointia. Uudistus ei luo uusia oikeuksia saada tietoja, vaan viranomaiset saavat käyttöönsä ainoastaan toimintansa edellyttävät tiedot.

Mitä uudistuksen vastaanottaminen vaatii yrityksiltä

Koska tulorekisteri tulee voimaan ilman siirtymäaikaa, yritysten pitää muuttaa palkanmaksuprosessiaan vuoden 2018 aikana. Muutokseen kehotetaan sakon uhalla. Myös tietojen oikeellisuus on työnantajan vastuulla ja virheellisten tietojen antamisesta on luvassa sanktio. Uudistus tulee tuottamaan harmaita hiuksia monelle, sillä taloushallinto-ohjelmistojen päivittäminen uusien vaatimusten mukaiseksi ei onnistu hetkessä.

WiseNetwork Oy on rakentanut automatisoitua ja reaaliaikaista taloushallintoa pitkään. Järjestelmässä kaikki rutiininomaista työtä vaativat toimenpiteet on automatisoitu. Palkanmaksun osalta teimme päätöksen yhdistää voimamme Suomen SuoraTyö Oy:n kanssa. Kyseinen yritys on seurannut tulorekisteriuudistusta aitiopaikalta ja kehittänyt sen pohjalta reaaliaikaisen palkanmaksujärjestelmän. Yhteistyön myötä WiseEconomy on nyt täysin yhteensopiva tulorekisterin kanssa. Kaikki toiminnot ovat saatavilla reaaliaikaisesti, kattavilla analytiikoilla.


Lisätiedot ja kysymykset:

Miikka Timoska
miikka.timoska@wisenetwork.fi