WiseBill-ostolaskut
Tässä artikkelissa käydään läpi ostolaskujen etusivu, asetukset, kirjanpitoraportti, maksut, tiliotteet, tilisiirrot, ostolaskun sisältö, ostolaskun manuaalinen lisäys järjestelmään, verkkolaskut, laskujen maksaminen ja mitä tapahtuu kun ostolasku on lähtenyt maksuun.
Ostolaskujen etusivulla tiivis yhteenveto sisään tulleiden maksamattomien laskujen tilanteesta.
Ostolaskujen käsittely
Ostolaskujen etusivu näyttää tiiviin yhteenvedon paljonko on avoinna olevien, jo hyväksyttynä olevien laskujen määrä sekä vielä hyväksymättömänä olevien järjestelmään saapuneiden, tarkastuksessa ja hyväksynnässä olevien laskujen määrän. Näistä jokaisesta yhteenvedosta on suora linkki kyseisiin laskulistauksiin.
Kirjanpitoa helpottaa huomattavasti kun sivulle on lisäksi kerätty tiedot laskuista joiden kirjauksessa on jotain ongelmaa. Laskun tiliöinti ja verokoodi eivät esimerkiksi vastaa toisiaan. Tämä virhe saattaa tapahtua järjestelmään käsin naputetuissa laskuissa. Arvonlisäverohyvitys jää näissä tapauksissa helposti saamatta jos virhettä ei huomioida. Näitä "virhetilanteita" ei tarvitse erikseen metsästää vaan kyseisiin suorituksiin on etusivulta aina suorat linkitykset.
Ostolaskujen toiminnallisuudet jakautuvat kuuteen eri osa-alueeseen:
Ostolaskut
Selaa laskuja tai lisää uusia ostolaskuja. Ostolaskuista lisää alempana.
Asetukset
Määritetään ostolaskujen tarkastajat ja hyväksyjät
Kirjanpitoraportti
Tiivis näkymä valitun ajanjakson ja kirjanpitotilin laskuista, laskunumerot, laskutuspäivät, kohteet, ostetut tuotteet, hinnat sekä tiliöinnit.
Maksut
Viimeisimmät suoritukset
Tiliotteet
Päivittäiset tiliotteet eri tileiltä, vertailu tilin saldon ja kirjanpitotilin kanssa
Tilisiirrot
Tee ilman ostolaskuja olevia tilisiirtoja.
Ostolaskun manuaalinen lisääminen järjestelmään
Ostolaskun tekemisen vaatimuksena on että toimittaja on kirjattu CRM:ään.
Jos /kun toimittaja on kirjattuna edetään seuraavasti:
1. Ostolaskut / Ostolaskut -näkymästä +Lisää uusi jolloin näkyviin ilmestyy tyhjä laskupohja.
2. Valitaan Toimittaja -valikosta laskuttajan nimi. Kirjoitetaan vähintään kaksi kirjainta jonka jälkeen esiin tulevasta valikosta valitaan oikea kohde sekä +Tallenna
3. Tämän jälkeen ohjelma hakee CRM:stä laskulle automaattisesti toimittaja kaikki laskutiedot
4. Lisätään tuotetiedot, määrät, hinnat, eräpäivä sekä verokoodit. Mikäli laskuttaja on "tuttu" ehdottaa järjestelmän tekoäly sopivaa tiliöintiä.
5. Lisätään laskun kopio liitteeksi ja laitetaan lasku tarkastukseen/ hyväksyntään.
Verkkolaskut
Verkkolaskut tulevat järjestelmään verokoodia ja tiliöintiä vaille täydellisinä, eli käsittelijä lisää vain nämä tiedot, joista tekoäly jälleen tarjoaa aiempien käytäntöjen perusteella sopivaa tiliöintiä. Näiden lisäämisen jälkeen ostolasku lähetetään tarkastus/ hyväksyntäkiertoon.
Laskujen maksaminen
Kun ostolaskut on hyväksytty ne tiliöityvät oikeille tileilleen ostovelkoina. Hyväksytyt ostolaskut klikataan maksettavaksi eräpäivinään Authenticatorin varmennustunnuksilla.
Mitä tapahtuu kun ostolaskut on lähteneet maksuun
Maksu kirjautuu pankkitililtä, pankin kanssa luotu yhteys toimittaa datan järjestelmään. Järjestelmä lukee datan ja kirjaa ostolaskun pois veloista toteutuneeksi menoksi kirjanpitoon - ilman käsiä.