WiseInvoice - myyntilaskut

Myyntiaskujen samoin kuin muiden toimannallisuuksien etusivut on personoitavissa käyttäjän tarpeiten mukaan. Tässä artikkelissa, laskutuksen alavalikko, myyntilaskujen hakutoiminnot, laskutusasetukset, yksittäisen laskun toteutus ja automaattinen toistuva laskutus.

Myyntilaskujen etusivu

Myyntilaskujen etusivu näyttää tiiviin yhteenvedon laskutuksen tilanteesta aina halutulla aikavälillä. Yhteenvedosta selviää nopeasti paljonko yrityksellä/yhteisöllä on avoimia tai jo erääntyneitä laskuja. Samoin kuluvan vuoden ja kuukauden koko laskutus on näkyvissä niin verollisena kuin verottomanakin.

Virhetilanteet
Kirjanpitoa helpottaa huomattavasti kun sivulle on lisäksi kerätty tiedot laskuista, joiden lähetys ei ole jostain syystä onnistunut tai missä laskuissa laskutettu ja maksettu summa eroavat toisistaan. Näitä "virhetilanteita" ei siis tarvitse erikseen metsästää vaan kyseisiin suorituksiin on etusivulla aina suorat linkitykset.
Yhteenvedosta näkee samalla myös mahdollisten maksumuistutusten määrän ja jälleen löytyy suora linkki josta pääsee näkemään mistä laskuista muistutukset ovat lähteneet.

Laskutuksen alavalikko
Myyntilaskujen alavalikko jakautuu neljään eri osa-alueeseen:

Myyntilaskut
Selaa laskuja tai tee uusia laskuja. Myyntilaskuista lisää alempana. Laskuja voidaan hakea tietyn ajan mukaan yrityksittäin-, erääntymisten ja laskun tilan mukaan.

Laskutusasetukset
Määritetään lähetettävien laskujen ohjaustiedot sekä laskulla näkyvät pankkitilivaihtoehdot yms. Käyttöönotossa asiakkaan tehtävksi jää maksunvälittäjä sopimuksen toteuttaminen. Muuten asetuksen asettaminen kuuluu WiseTeamin käyttöönotto tehtäviin.

Kirjanpitoraportti
Tiivis näkymä valitun ajanjakson ja kirjanpitotilin laskuista, laskunumerot, laskutuspäivät, kohteet, laskutetut tuotteet, hinnat sekä tiliöinnit.

Suoritukset
Edellisen tavoin tiivis näkymä viimeisimmistä suorituksista


Yksittäisen myyntilaskun tekeminen

Myyntilaskun tekemisen vaatimuksena on että asiakas on kirjattu CRM:ään. Linkki CRM-tekstiin
Jos /kun asiakas on kirjattuna edetään seuraavasti:
1. Myyntilaskut / Myyntilaskut -näkymästä +Lisää uusi jolloin näkyviin ilmestyy tyhjä laskupohja.
2. Valitaan Asiakkaan tiedot -valikosta joko Yritys tai Henkilö. Kirjoitetaan vähintään kaksi kirjainta jonka jälkeen esiin tulevasta valikosta valitaan oikea kohde sekä +Lisää yritys
3. Tämän jälkeen ohjelma hakee CRM:stä laskulle automaattisesti asiakkaan kaikki laskutustiedot
4. Tarkistetaan Laskutustapa. Lasku voidaan lähettää järjestelmästä kaikin mahdollisin tavoin eli valittavana on Paperilasku (itse tulostettava ja lähetettävä), Sähköposti, Verkkolasku tai Tulostuspalvelu.
5. Valitaan laskutettava Tuote, lisätään määrä ja lasku on valmis.
6. Valittu tuote on määrännyt mille kirjanpitotilille suoritus ohjautuu ja enää tarvitsee painaa lähetä nappia.
Jos maksua ei kuulu ohjelma lähettää yllä kohdassa laskutusasetukset -näkymässä määriteltyjen ohjaustietojen mukaisesti automaattisesti muistutusmaksun huomautuskuluineen. Mikäli maksua ei vieläkään kuulu automaatti lähettää 2. muistutuksen. Maksujen jäädessä edelleen rästiin voidaan laskut haluttaessa jälleen napin painalluksella siirtää perintään.


Automaattinen myyntilasku
Automaattinen myyntilasku on välttämätön apu silloin jos yrityksellä/ yhteisöllä on paljon vakiolaskutuksessa olevia asiakkaita, ovat ne sitten kuukausimaksuja maksavia kuntosaliasiakkaita, vuosimaksua maksavia jäseniä, kuukausittaisella sopimuksella olevia yritysasiakkaita jne. Näissä tilanteissa laskutus voidaan asettaa tapahtuvaksi kuukausittain, puolivuosittain, vuosittain tms. miten vain. Automaattinen laskutus määritellään asiakkaan/jäsenen sopimuksen yhteydessä. Linkki myyntisopimukset
Nämä laskut voidaan asettaa tulemaan ensin näkyviin luonnoksina jolloin joku tarkastajana ne tarkastuksensa jälkeen joko yhdessä tai erikseen laittaa liikkeelle, tai siten että ne lähtevät asetettuna ajankohtana automaattisesti tarkastamatta eteenpäin.

Mitä tapahtuu kun on lasku on lähtenyt asikkaalle

1. Järjestelmä lähettää laskun asiakkaalle asetetulla laskustus tavalla, e-laskuna, sähköpostilaskuna tai paperilaskuna. Paperilaskukin on varsin vaivaton, kun Postin kanssa on luotu integraatio, missä Postiin toimitetaan tiedosto ja Posti tulostaa ja toimittaa laskun asiakkaalle. Kustannuksien ja etenkin egoloogisuuden vuoksi laskut kannattaa huolehtia e- tai sähköpostilaskuiksi.

2. Asiakas maksaa, maksu kirjautuu pankkitilille, pankin kanssa luotu yhteys toimittaa datan järjestelmään. Järjestelmä lukee datan ja kirjaa sen pois saatavista toteutuneeksi tuloksi kirjanpitoon - ilman käsiä.

Kommentoi tai kysy - niin vastaamme!