Porin Golfkerhon toiminnanjohtaja Ville Tuovinen kertoo, miten Kalafornian golfkenttä otti onnistuneesti käyttöönsä WisePlatformin taloushallinnon työkalut kesken kauden.
"Kalaforniassa siirryttiin kesken kauden (kesäkuussa 2021) käyttämään WisePlatformin taloushallintoa. Aluksi toiminnot olivat osittain päällekkäin vanhan järjestelmän kanssa. Ensimmäisessä vaiheessa WiseGolfiin siirtyivät ostolaskut ja palkat sekä raportointi. Myyntilaskujen ja kassan siirryttyä seuraavassa vaiheessa raportointi muuttui täysin ajantasaiseksi. Totta kai tilitoimistolle aiheutui järjestelmien välisestä siirrosta ja kahdesta päällekäisestä järjestelmästä lisätyötä ja muutosvastarintaakin oli. Jatkossa kuitenkin työ vähenee merkittävästi, kun kaikki myynti on suoraan oikeilla tileillä, ostolaskuissa oletustiliöinnit toimivat ja raportit muodostuvat automattisesti itsekseen. Isoin asia on, että tietoa ei enää siirretä eri järjestelmistä kirjanpito-ohjelmaan, vaan kaikki on siellä jo automaattisesti.
Hyvä esimerkki järjestelmän ylivertaisuudesta on pelioikeushaastekampanjan myynti tältä syksyltä. Ensi kauden pelioikeuksia myytiin verkkokaupan ja kassan kautta 70€ varausmaksulla lähes 700 kappaletta. Jokainen kauppa kirjautui 2022 ennakkomaksuna kirjanpitoon reaaliajassa. Samanaikaisesti ostajalle muodostui sopimus, jossa oli valittavana erilaisia maksutapoja, joista suosituimmat olivat loppulasku keväällä tai osamaksusopimus. Sopimuksesta syntyi järjestelmään laskutustieto asiakkaalle ja laskut lähtevät ajastetusti automaattisesti valitun laskutustavan mukaan. Ensimmäiset osamaksuerät ovat jo ostajille menneet ja tammikuussa lähtee loppulasku niille, jotka ovat sen tavan valinneet. Laskutus luotiin valmiiksi siis ostohetkellä järjestelmässä!
Lisäksi aivan huikea juttu on se, kun verkkokaupassa tai kassalla ostetaan pelioikeus, kytkeytyy maksu suoraan henkilöön (kassa ei hyväksy maksua ilman kytkentää henkilöön ja verkkokauppaosto kytkeytyy siellä automaattisesti ostajaan) ja avaa henkilön peli- ja varausoikeudet automaattisesti sekä tietysti kirjautuu kirjanpitoon saman tien. Kirsikkana kakun päällä ostaja saa vielä automaattisesti luodun infopaketin sähköpostilla, jossa kerrotaan muun muassa varausohjeet ja muut käytännön asiat, jotka liittyvät jäsenyyteen ja pelaamiseen.
Totta on, että epäilin ja pelkäsin siirtoa taloushallinnon osalta. Turhaan. Nyt, kun kaikki WiseGolfin osat ovat meillä käytössä, ymmärtää todella yhden järjestelmän merkityksen ja sen valtavan säästön työmäärässä! Lopuksi totean vielä sen, että tilikartan kanssa ei tarvinnut tehdä kompromisseja. Ensimmäisen kerran pitkän, lähes 30 vuotta kestäneen urani aikana tilikartta on juuri sellainen kuin on haluamani informaation kannalta oleellista!"