Järjestelmävaihdoksien keskeiset haasteet tilitoimiston kannalta

Taloushallinnon asiantuntija Jukka Laukkasen kirjoittamassa tekstissä tarkastellaan tilitoimistoyhteistyön näkökulmasta tilannetta, jossa yritys haluaa vaihtaa käyttämänsä toiminnanohjausjärjestelmän omia kokonaistarpeitaan paremmin palvelevaksi sekä tähän vaihdokseen liittyviä sudenkuoppia.

Järjestelmävaihdoksen päätös on aina asiakasyrityksen - ei koskaan tilitoimiston!

Ensinnäkin itse järjestelmän vaihdon mielekkyyttä tai järkevyyttä ei pitäisi sen enempää joutua perustelemaan tilitoimistolle. Kyseessähän on yrityksen ydintoimintaa palveleva kokonaisuus, jonka tuomia hyötyä on varmasti arvioitu ennen vaihtopäätöstä. On kuitenkin hyvä ymmärtää, että valitulla toiminnanohjausjärjestelmällä on monesti suoria tai epäsuoria vaikutuksia myös taloushallinnon ulkoistuskumppanin prosesseihin.

Keskitynkin käsittelemään tässä tekstissä nimenomaan tilannetta, jossa yritys on ulkoistanut taloushallintonsa tilitoimistolle.

Tilitoimisto alusta alkaen mukaan järjestelmävaihdoksen prosessiin

Tilitoimistoa järjestelmien vaihdos liikuttaa aina silloin, kun se aiheuttaa muutoksia kirjanpitäjän tekemiseen tai taloushallinnon prosesseihin. Näissä tilanteissa järjestelmävaihdokset voivatkin tyypillisesti aiheuttaa jopa suuria muutoksia tilitoimiston tekemiseen ja sen vuoksi vaatia jopa sopimusmuutoksia sekä viilausta yhteistyön malleihin. Epäonnistuminen muutokseen reagoinnissa ja dialogissa tilitoimiston, yrityksen ja järjestelmätoimittajan välillä onkin usein syy, miksi vaihdoksesta ei aina selvitä kuin Strömsössä.

Mikäli tilitoimisto jää järjestelmänvaihdokseen liittyvien keskusteluiden ulkopuolelle, johtaa se helposti tilanteeseen, jossa muutosten vaikutuksia taloushallintoon ei ole osattu kokonaisuudessaan arvioida. Tämä puolestaan aiheuttaa usein odottamatonta lisätyötä kirjanpitäjälle ja sekavuutta palveluprosesseihin. Tässä on helppo mennä metsään, sillä tilitoimisto harvoin mielletään kumppaniksi, joka osallistettaisiin strategisia linjauksia ja muutoksia koskeviin keskusteluihin. Voi toki myös olla, että vaihdoksen yhteydessä on tarkoitus etsiä uusi taloushallinnon kumppani. Myös tilitoimistoa vaihtaessa kannattaa tuleva taloushallinnon kumppani ottaa mukaan prosessiin hyvissä ajoin tulevaa yhteistyötä suunniteltaessa.

Kun järjestelmämuutos ulottuu myös taloushallinnon työkaluihin

Suurimmat taloushallintoon vaikuttavat tilanteet ovat niitä, joissa toiminnanohjausjärjestelmän vaihdos johtaa myös taloushallintojärjestelmän, eli kirjanpitäjän työkalujen vaihtumiseen. Näissä tilanteissa on hyvin mahdollista, että nykyinen sopimuskumppanisi ei ole sinut uuden ohjelman kanssa. Tilitoimistot pyrkivät tyypillisesti keskittämään asiantuntijoidensa parhaan osaamisen tiettyihin valikoituihin ohjelmiin. Tilitoimiston koosta ja resursseista riippuen näitä ohjelmia voi olla yksi tai useampia. Tiettyihin sovelluksiin keskittyminen mahdollistaa paremman osaamisen ja tehokkaan työskentelyn valituissa ohjelmissa. Keskitetty osaaminen helpottaa myös tilitoimiston resurssointia ja töiden koordinointia esimerkiksi tuuraustilanteissa. Mikäli järjestelmävaihdoksesta ei ole keskusteltu tilitoimiston kanssa etukäteen, kannattaa aivan viimeistään heti vaihdospäätöksen tehtyään varmistaa, onko nykyinen tilitoimistokumppani halukas opettelemaan uuden järjestelmäkokonaisuuden jatkaakseen palveluiden tuottamista.

Mikäli tilitoimisto haluaa jatkaa yhteistyötä, tulisi tämä ottaa välittömästi mukaan keskusteluihin ja haltuunottoon, jotta yhteistyön ja prosessien sujuvuus saadaan turvattua. Mikäli tilitoimisto ei ole kiinnostunut jatkamaan palveluitaan, kannattaa yrityksen varmistaa uutta kumppania kilpailuttaessa myös tämän järjestelmäosaaminen valitusta sovelluksesta.

Toiminnanohjausjärjestelmän reaaliaikaisuus on taloushallinnolle kultaa

Nykypäivänä lähes alalla kuin alalla hyödynnetään erilaisia sähköisiä järjestelmiä, joiden avulla toimintaa hallitaan ja johdetaan. Näistä muutamia esimerkkejä ovat mm. asiakastiedon hallintaan tarkoitetut CRM-järjestelmät, toiminnanohjauksen ERP-järjestelmät ja esimerkiksi erilaiset varastonhallinnan sovellukset. Modernissa sovelluskehityksessä yhteenkin asiaan keskittyvät järjestelmät saadaan usein juttelemaan ja vaihtamaan tietoa keskenään avointen rajapintojen kautta. On hyvä kuitenkin muistaa, että markkinalta löytyy kuitenkin edelleen myös paljon yksittäisiin asioihin keskittyviä järjestelmiä, jotka eivät syystä tai toisesta tarjoa rajapintoja, joilla vapaata tiedonsiirtoa olisi mahdollista automatisoida järjestelmien välillä. Toinen vaihtoehto on kokonaisvaltaiset järjestelmät, joka pitävät jo valmiiksi sisällään kaikki yritykselle olennaiset toiminnallisuudet.

Mikäli valitut järjestelmät eivät ole kokonaisvaltaisia, tarkoittaa se, että kussakin järjestelmässä olevaa dataa tarkastellaan ja analysoidaan lähtökohtaisesti kyseisen ohjelman toimintojen ja käyttötarkoituksen kautta. Tällöin tiedon kokonaisvaltaiseen käsittelyyn ja analysointiin tarvitaan tyypillisesti kokoavia ohjelmia, jotka yhdistävät dataa useammasta ulkopuolisesta lähteestä. Taloushallinnon suurimmat hyödyt syntyvät tilanteesta, jossa tilitoimistolla on käytettävissään kaikki yrityksen talouteen ja sen analysointiin vaikuttava aineisto, jonka pohjalta johdolle saadaan koostettua oikeanlaista tietoa päätöksenteon tueksi. Tämän vuoksi on äärimmäisen tärkeää, että myös tilitoimisto otetaan ajoissa mukaan keskustelemaan valituista järjestelmäkokonaisuuksista.

Toiminnanohjausjärjestelmä ja taloushallinnon työkalut samassa

WisePlatform on kokonaisvaltainen järjestelmä, jonka sovellusarkkitehtuuri on toteutettu siten, että kullekin toimialalle räätälöidyt ratkaisut ohjelmoidaan osaksi itse WisePlatformia ilman erillisiä integraatiotarpeita. WiseGolf on yksi hyvä esimerkki WiseNetworkin toteuttamasta toimialakohtaisesta kokonaisratkaisusta.

WiseGolfia käytettäessä tiiviissä yhteistyössä ovat järjestelmää liiketoiminnassaan käyttävä yritys, WiseNetwork ohjelmistotoimittajana sekä tilitoimisto taloushallintopalvelujen tuottajana. Jatkuva dialogi asiakaan ja ohjelmistotoimittajan välillä tarjoaa eväitä toimialakohtaiseen järjestelmäkehitykseen, joka palvelee olennaisesti kummankin osapuolen intressejä. Kun mukaan liitettäisiin keskitetty taloushallintokumppani, olisi kokonaisuuden koordinointi niin ohjelmistokehityksen kuin taloushallinnon prosessienkin näkökulmasta mahdollista hoitaa yhteneväisesti.

Keskittämisen suurimmat hyödyt golfyhtiöille syntyy siitä, että valitut kehitysaskeleet niin ohjelmisto- kuin taloushallintopuolella palvelisivat aidosti koko toimialaa. Golfyhtiöiden yhteisö on myös hyvin tiivis; uudet hyväksi havaitut toimintatavat löytyvät ja leviävät pikaisesti koko alalla. Nyt kun toimialalle on syntynyt sitä aidosti ja palveleva kokonaisvaltainen järjestelmä, on käytännössä jopa luonnollinen askel sitouttaa siihen ensisijaisesti yksi järjestelmän tunteva taloushallinnon kumppani. Tämä mahdollistaisi yhdenmukaisen ja laadukkaan taloushallintopalvelun tarjonnan WiseGolf-järjestelmää käyttäville golfyhtiöille. Näin myös kaikki palveluprosessiin liittyvät hyvät käytännöt ja uudet kehitysaskeleet saataisiin välittömästi palvelemaan kaikkia golfyhteisöjä. Näin myös epäkäytännölliset ja pirstaleiset kitkaa aiheuttaneet toiminnot saadaan hiottua kuntoon, ja ajan sekä kokemuksen karttuessa poistettua kokonaan.

Tilitoimisto osana viisasta verkostoa

WiseNetworkin kannalta yhteistyön keskeiset hyödyt löytyvät etenkin taloushallintopuolen ja raportoinnin kehityksistä. Ohjelmiston taloushallinnon ominaisuuksien käyttöön ja toimivuuteen liittyvät kysymykset käyttäjätukeen vähenevät, kun mukana on taloushallinnon osaaja. WiseNetwork saa siis kumppanikseen toimijan, joka pystyy myös palvelemaan ja kouluttamaan heidän asiakkaitaan järjestelmän käytössä taloushallintoon liittyvissä asioissa. Tilitoimistokumppani pystyy myös tarjoamaan omista lähtökohdistaan tärkeitä kehityskohteita WiseNetworkille ja miettimään yhdessä golfyhtiöiden kanssa toimintaa ohjaavia ja palvelevia raportteja.

Tilitoimiston kannalta yhteistyön olennaisin hyöty syntyy siitä, että ohjelmistoa käyttäviä asiakkaita on suurempi joukko, jolloin myös järjestelmäosaamisen keskittämisestä tulee houkuttelevaa. Näin tilitoimiston on mahdollista kouluttaa kirjanpitäjiä ja palkanlaskijoita, joiden ohjelmisto-osaaminen keskittyy pääasiallisesti valittuun järjestelmään ja joiden on mahdollista erikoistua jopa yhden toimialan palvelemiseen.

Ohjelmiston kehittäminen tilitoimistonäkökulmasta onnistuu, kun riittävä määrä käyttökokemusta ja käyttäjiä saadaan sovelluksen piiriin. Sama asia mahdollistaa myös tiiviin asiakasyhteydenpidon sekä ylipäätään alalle tyypillisten perusfundamenttien ymmärtämisen lukujen kautta.

Koska koko golfyhteisö on niin tiivis ja nauttii keskinäisistä synergioista, ei taloushallintotoimijan mukaan tuominen WiseGolf-järjestelmään ole vain hyödyllinen, vaan jopa ainoa järkevä ratkaisu. Vastaava ei ole mahdollista kovin monella muulla toimialalla, jossa saman alan yritysten kilpailu on rajua, mutta golfin parissa tämä on mahdollista ja järkevää.

Jukka Laukkanen
Aallon Group Oyj