Pohjois-Karjalan kauppakamarin WisePlatform

Ajatus uudesta CRM:stä ja uusista nettisivuista kauhistutti alkuun. Lähinnä se, että mikä työmäärä siitä mahtaakaan tulla. Kävimme kesällä vierailulla Keski-Suomen kauppakamarilla, sillä heillä oli jo käytössä WisePlatform ja he lupasivat esitellä sitä meille. Järjestelmä tuntui heti niin hyvältä, nykyaikaiselta ja monipuoliselta, että olimme valmiit tekemään hankintapäätöksen. Saimme Wisenetworkiltä yhteyshenkilöksi Miikka Timoskan, jonka kanssa aloimme viemään projektia läpi.

Ennen kesälomille lähtöä lähetin kaikki tarvittavat tiedot vanhasta CRM:stä Excel-tiedostona Miikkalle. Elokuulla kävimme sähköpostiviestein läpi nettisivujen siirtoa uudelle alustalle sekä CRM:n päivitystä. Tässä kaikki eteni erittäin sujuvasti. Käyttöönottokoulutus pidettiin kauppakamarin tiloissa syyskuun lopussa ja järjestelmä otettiin käyttöön lokakuussa. Jo koulutuksesta jäi sellainen tunne, että järjestelmä on helppokäyttöinen sekä asiakasystävällinen ja sellainen se on ollutkin. Järjestelmän logiikan kun oppi ymmärtämään, niin sen jälkeen niin nettisivujen kun CRM:n päivitys on ollut helppoa.

Ongelmatilanteita tulee väkisin, kun näin isosta projektista on kyse. Olen saanut Miikkalta todella nopeasti erittäin ystävällistä apua, joko sähköpostitse tai puhelimella. (Sähköpostiviesteihin yleensä tunnin sisään ja puhelimeen hän vastaa heti.) Osa ongelmatilanteista on vaatinut muutoksia järjestelmään ja nekin ovat hoituneet todella sujuvasti eikä niistä ole veloitettu mitään. Kertaakaan tämän projektin aikana ei ole tullut ”rahastuksen makua”, johon olen aiemmin törmännyt CRM-uudistuksissa.

Järjestelmä on silti ylittänyt minun henkilökohtaiset odotukset. Se sisältää meille kaikki tarvittavat työvälineet nettisivujen päivitykseen, jäsenviestintään, kyselyiden laadintaan sekä CRM:n ylläpitoon. Myös laskutus ja taloushallinto olisi mahdollista ottaa käyttöön, mutta harkitsemme sitä myöhemmin. Käytän järjestelmän tarjoamaa uutiskirjepohjaa jäsenkirjeemme laatimiseen joka toinen viikko ja järjestelmässä on mahdollisuus tehdä näppärästi myös kyselyitä. Muutamia pikku asioita, joihin olen erityisen tyytyväinen voisin nostaa:

• Valiokuntien ja valtuuskunnan jäsenet on meillä tallennettuna CRM:n ja kun sinne tekee päivityksiä tulevat ne suoraan näkyviin nettisivuillemme.
• Nettisivuille tuodaan aineisto artikkelien kautta ja nettisivuille luotua artikkelia voi käyttää suoraan myös jäsenkirjettä laatiessa eli ei tarvitse luoda sitä uudestaan.
• Tulevat tapahtumat ja koulutukset lisätään kalenteriin ja näistä ilmoittautuminen tallentuu järjestelmään, josta se on helppo viedä exceliin.
• Mm. koulutuksille saadaan luotua palautekysely, joka lähtee automaattisesti haluttuun aikaan vaikkapa seuraavana päivänä koulutuksesta. Vastaukset tallentuvat näppärästi järjestelmään.

Lopputulemana: Aiemmin meillä oli käytössä neljä erillistä ohjelmaa, joista kolme olivat maksullisia: CRM:n ja nettisivujen ylläpitoon omat ohjelmansa ja kyselyiden sekä jäsenkirjeen laatimiseen omat. Nyt kaikki nämä löytyvät yhden ja saman järjestelmän ja saman salasanan alta.

- Satu Reinikainen, Pohjois-Karjalan kauppakamari

WiseCRM - jäsen- ja asiakkuudenhallinta

​WiseContacts - kontaktien hallinta - Katso video
Jäsenet, yritykset, yhteisöt ja henkilöt, osallistujat - automaattinen tiedon keruu
WiseSearch - kauppakamaritoiminnan hakutyökalu - Katso video
Toimialaluokitus, liikevaihto ja henkilöstö
WiseActivities - aktiviteettien hallinta
Tapahtumat, tehtävät, sähköpostit
WiseRoles- Roolien hallinta - Katso video
Luku- ja käyttöoikeudet jäsenille, henkilökunnalle ja verkostolle

Markkinointiviestintä

WiseCMS - Julkaisujärjestelmä​llä monikanavainen viestintä - Katso video
Kotisivut, uutiskirjeet ja some-päivitykset
WiseWebsite - Kotisivut kauppakamarin ilmeellä ja rakenteilla
WiseIntra- ratkaisut sisäiseen viestintään: Jäsenet, valiokunnat, hallitus ja henkilökunta
WiseSome - some-integraatiot
​WiseMail - sähköpostit ja uutiskirjeet - Katso video
WiseSurvey - tiedonkeräys: kyselyt, tyytyväisyystutkimukset, lomakkeet
Tapahtuman automatisoitu tyytyväisyyskysely

Tapahtumahallinta

WiseEvent - tapahtumahallinta Katso video
Kauppakamarille personoidut toiminnallisuudet: kutsut, viestintä osallistujille, jälkimarkkinointi, automaattisesti päivittyvät tapahtumalistaukset, tapahtumasivut ja luennoitsijoiden tiedot Katso esimerkki >>

Myynti ja jäsenhallinta

WisePDM - tuote/varastohallinta - kaikkien myyntien tuoteohjaus
Jäsenyys-, tapahtuma-, näkyvyys- ja dokumentaatiotuotteet ja muut myytävät tuotteet
WiseDeal - tarjous/sopimus/lasku –toimintaketjulla
Jäsensopimus, automatisoitu laskutus
WiseInvoice - laskutusratkaisut
Jäsenyys, tapahtumat, näkyvyys, dokumentaatiot, muu laskutus
Kehitys; kauppakamareille personoitu dashboard (etusivun analytiikka)

WiseEconomy - Automatisoitu taloushallinnon järjestelmä​

Yhtiölle ja yhdistykselle oma taloushallinnon kanava samassa järjestelmässä

WiseBill - sähköinen ostolaskujen käsittely
Kehitys: kauppakamareille personoitu dashboard (etusivun anakytiikka)
WiseHR - henkilöstöhallinta
WisePay - Tulorekisteriohjattu palkkajärjestelmä, (kauppakamarille personoitu)
WiseAccounting - kirjanpito
Kehitys: automatisoidut tilinpäätökset, kauppakamareiden tarvitsemat raportit