Käyttöönoton ja koulutuksen suunnitelma

SOPIMUSLIITE 1. Käyttöönoton prosessi aloitetaan käyttöönottopalaverista, jonka jälkeen Teidän järjestelmänne avataan. Asiakasvastaava rakentaa järjestelmän valmiiksi kanssanne, ja kouluttaa henkilökuntanne käyttämään sitä. Lopuksi järjestelmänne viedään tuotantoon oikeaan webosoitteeseensa, minkä jälkeen käyttöönotto on valmis.

Käyttöönottoprosessin rakenne

1. Käyttöönottopalaveri

Käyttöönottopalaveri pidetään mahdollisimman pian sopimuksen hyväksymisen jälkeen.
Palaverissa

  • sovitaan aikataulu,
  • tehdään tarkempi työnjako,
  • sovitaan viestintään liittyvät käytännöt sekä
  • kerätään tarvittavat tiedot järjestelmän aukaisemista varten.

2. Järjestelmän aukaisu

Järjestelmän kotisivut avataan wisedemo-osoitteeseen. Graafikkomme tekee visuaalisen rakenteen toiveidenne mukaan joko vanhoja kotisivuja uudistaen tai teille uutena rakenteena jonkin sivuston mallin mukaan. Asiakasvastaava auttaa teitä teksti- ja kuvasisällön siirtämisessä.

Järjestelmään avataan samalla admin-puoli, ja sinne kaikki sopimukseenne kuuluvat sovellukset ja työkalut. Asiakasvastaava tekee tarvittavat asetukset teidän antamienne tietojen pohjalta, opettaa osa-alueiden käytön ja opastaa sisällön rakentamisessa.

3. Koulutukset

Käyttöönottoprosessin aikana käydään läpi seuraavat koulutukset (1h/koulutus):

  1. CRM ja CMS

  2. Myynti

  3. Markkinointi

  4. Ajanvaraus

  5. Taloushallinto

  6. Asiakaspalvelu

  7. Kirjanpitäjän koulutus (tarvittaessa)


Koulutukset nauhoitetaan ja tallenteet jäävät käyttöönne. Koulutuksia pidetään tarvittaessa useampi, ja syventäviä koulutuksia voidaan pitää tarpeen mukaan myös käyttöönoton jälkeen.

4. Vastuut ja tehtävät

Asiakkaan tehtävät

CMS

  • kotisivujen visuaalisen ilmeen valinta
  • kotisivujen tietojen toimittaminen: domain, välittäjävaihtoavain ja DNS-tietuiden toimittaminen
  • kotisivujen valikoiden määritteleminen
  • kotisivujen tekstisisällön tuottaminen
  • kotisivujen kuvien tallentaminen haluttuun paikkaan (drive/dropbox) ja jakaminen asiakasvastaavalle
  • Google Analytics-tunnukset, mikäli asiakkaalla on käytössään Google Analytics
  • asiakasvastaavalle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen


CRM

  • asiakasrekisterin siivoaminen ja sen toimittaminen WiseNetworkille ohjeiden mukaan
  • tagikartan suunnittelu/valinta
  • käyttäjäroolien suunnittelu/valinta
  • asiakasvastaavalle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen


Myynti

  • pankkiyhteyssopimuksen tekeminen ja sopimuksen sekä tarvittaen tietojen lähettäminen: käyttäjätunnus ja siirtoavain
  • verkkokaupan maksuvälittäjätietojen lähettäminen asiakasvastaavalle (Paytrail: kauppiastunnus ja kauppiasvarmenne tai Vismapay: private key ja api key)
  • maksupäätteen korttitilitys-palvelun toimittajatietojen välittäminen asiakasvastaavalle (Nets/Bambora asiakastunnus ja toimialakoodi)
  • kassalaitteiden tiedot asiakasvastaavalle
  • tilikartan toimittaminen ja sopiminen tilikartan personoinnista
    • Laskutus: myynnin tilien luominen tilikarttaan (ks. Wisenetwork tehtävät myynti)
  • kassan maksutavat ja tilit
  • tuotteiden syöttäminen ja kategorisointi
  • asiakasvastaavalle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen



Markkinointi

  • sähköpostimarkkinoinnin tietojen toimittaminen; lähettäjäsähköposti, postituslistojen nimet (tagityksen pohjalta),
  • tapahtumatietojen toimittaminen; tapahtumakategoriat
  • tiedonkeräyslomakkeiden tietojen toimittaminen; nykyisten lomakkeiden linkit
  • asiakasvastaavalle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen


Taloushallinto

  • laskutus:
    • tietojen toimittaminen; laskutustavat, laskutusväli, muistutuslaskuperiaate ja perintäperiaate
    • voimassaoleva kuluttajalaskuilmoitus
  • ostolaskut:
    • ostolaskujen tarkastajien ja hyväksyjien nimet ja yhteystiedot
  • kirjanpito:
    • yrityksen tilikartta
    • yrityksen kirjanpitäjän yhteystiedot
  • palkat:
    • työsopimuksien tekeminen järjestelmään
    • palkkatuotepakettien tekeminen
    • omaverosta oma-aloitteisten verojen viitteen ja työeläkevakuutuksen numeron
  • asiakasvastaavalle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen


WiseNetworkin tehtävät

CMS

  • demojärjestelmän avaaminen asiakkaan toivomalla visuaalisella ilmeellä
  • kotisivujen asetusten tekeminen asiakkaan antamien tietojen pohjalta
  • kotisivujen visuaalisen ilmeen luominen asiakkaan toiveiden mukaisesti
  • Google Analytics aktivoiminen/tekeminen asiakkaan tarpeiden mukaisesti
  • CMS koulutus




CRM

  • asiakasrekisterin vieminen uuteen kantaan asiakkaan toimittaman tiedoston mukaisesti
  • tagikartan luomisessa avustaminen
  • käyttäjäroolien asetusten neuvominen työntekijäroolin mukaisesti
  • CRM koulutus



Myynti

  • pankkiyhteyskanavan ohjeiden lähettäminen asiakkaalle, jotka välittää pankkiyhteyshenkilölleen
  • maksuvälittäjätietojen asettaminen kantaan
  • korttitilitystietojen asettaminen kantaan
  • mahdollisien kassalaitteiden tilaaminen, mikäli asiakas haluaa integroida laitteet järjestelmän kanssa
    • kassalaitteiden tietojen asettaminen kantaan
  • kassan maksutapojen asettaminen tileineen
  • tilien personointi, mikäli asiakas näin toivoo (hinnasto sopimuksen liitteenä)
  • myynnin koulutus








Markkinointi

  • Sähköpostimarkkinoinnin asetuksien tekeminen
  • Tapahtumakategorioiden asetusten tekeminen
  • Tiedonkeräyslomakkeisiin tietosuojaselosteen hyväksyminen-täppä
  • Markkinoinnin koulutus




Taloushallinto

  • Taloushallinnon asetuksien tekeminen
  • Tilikartan personointi, mikäli asiakas näin toimii (sopimuksen mukainen hinnoittelu)
  • Yrityksen kirjanpitäjän kanssa kommunikointi järjestelmän vaihtamiseen tarvittavista tiedoista
  • Koulutuksen pitäminen sekä yritykselle että heidän kirjanpitäjälleen



Käyttöönotto on valmis keskimäärin 20 työpäivän sisällä käyttöönottopalaverista. Asiakasvastaava pitää huolen siitä, että saatte järjestelmän käyttöönne sujuvasti ja henkilökuntanne oppii käyttämään sitä. Myöhemmin asiakasvastaava toimii myös yhteyshenkilönänne ja hänen puoleensa voi kääntyä kaikissa järjestelmään liittyvissä ajatuksissa ja kysymyksissä. Hänen lisäkseen tukipalvelumme auttaa teitä teknisissä ongelmissa.