Käyttöönoton ja koulutuksen suunnitelma
SOPIMUSLIITE 1. Käyttöönoton prosessi aloitetaan käyttöönottopalaverista, jonka jälkeen Teidän järjestelmänne avataan. Projektipäällikkö rakentaa järjestelmän valmiiksi kanssanne ja kouluttaa henkilökuntanne käyttämään sitä. Lopuksi järjestelmänne julkaistaan pää-domainiin, minkä jälkeen käyttöönotto on valmis.
Käyttöönottoprosessin rakenne
1. Käyttöönottopalaveri
Käyttöönottopalaveri pidetään mahdollisimman pian sopimuksen hyväksymisen jälkeen.
Palaverissa
- sovitaan aikataulu,
- tehdään tarkempi työnjako,
- sovitaan viestintään liittyvät käytännöt sekä
- kerätään tarvittavat tiedot järjestelmän aukaisemista varten.
2. Järjestelmän aukaisu
Järjestelmän kotisivut avataan asiakkaan domainiin ali-domainina. Graafikkomme tekee visuaalisen rakenteen toiveidenne mukaan joko vanhoja kotisivuja uudistaen tai teille uutena rakenteena jonkin sivuston mallin mukaan. Projektipäällikkö auttaa teitä teksti- ja kuvasisällön siirtämisessä.
Järjestelmään avataan samalla admin-puoli, ja sinne kaikki sopimukseenne kuuluvat sovellukset ja työkalut. Projektipäällikkö tekee tarvittavat asetukset teidän antamienne tietojen pohjalta, opettaa osa-alueiden käytön ja opastaa sisällön rakentamisessa.
3. Koulutukset
Käyttöönottoprosessin aikana käydään läpi seuraavat koulutukset (1h/koulutus):
- CRM ja CMS
- Myynti
- Markkinointi
- Ajanvaraus
- Taloushallinto
- Asiakaspalvelu
- Kirjanpitäjän koulutus (tarvittaessa)
Koulutukset nauhoitetaan ja tallenteet jäävät käyttöönne. Koulutuksia pidetään tarvittaessa useampi, ja syventäviä koulutuksia voidaan pitää tarpeen mukaan myös käyttöönoton jälkeen.
4. Vastuut ja tehtävät
Asiakkaan tehtävät
CMS
- kotisivujen visuaalisen ilmeen valinta
- kotisivujen tietojen toimittaminen: domain, välittäjävaihtoavain ja DNS-tietuiden toimittaminen
- kotisivujen valikoiden määritteleminen
- kotisivujen tekstisisällön tuottaminen
- kotisivujen kuvien tallentaminen haluttuun paikkaan (drive/dropbox) ja jakaminen projektipäällikölle
- Google Analytics-tunnukset, mikäli asiakkaalla on käytössään Google Analytics
- projektipäällikölle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen
CRM
- asiakasrekisterin siivoaminen ja sen toimittaminen WiseNetworkille ohjeiden mukaan
- tagikartan suunnittelu/valinta
- käyttäjäroolien suunnittelu/valinta
- projektipäällikölle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen
Myynti
- pankkiyhteyssopimuksen tekeminen ja sopimuksen sekä tarvittaen tietojen lähettäminen: käyttäjätunnus ja siirtoavain
- verkkokaupan maksuvälittäjätietojen lähettäminen projektipäällikölle (Paytrail: kauppiastunnus ja kauppiasvarmenne tai Vismapay: private key ja api key)
- maksupäätteen korttitilitys-palvelun toimittajatietojen välittäminen projektipäällikölle (Nets/Bambora asiakastunnus ja toimialakoodi)
- kassalaitteiden tiedot projektipäällikölle
- tilikartan toimittaminen ja sopiminen tilikartan personoinnista
- Laskutus: myynnin tilien luominen tilikarttaan (ks. Wisenetwork tehtävät myynti)
- kassan maksutavat ja tilit
- tuotteiden syöttäminen ja kategorisointi
- projektipäällikölle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen
Markkinointi
- sähköpostimarkkinoinnin tietojen toimittaminen; lähettäjäsähköposti, postituslistojen nimet (tagityksen pohjalta),
- tapahtumatietojen toimittaminen; tapahtumakategoriat
- tiedonkeräyslomakkeiden tietojen toimittaminen; nykyisten lomakkeiden linkit
- projektipäällikölle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen
Taloushallinto
- laskutus:
- tietojen toimittaminen; laskutustavat, laskutusväli, muistutuslaskuperiaate ja perintäperiaate
- voimassaoleva kuluttajalaskuilmoitus
- ostolaskut:
- ostolaskujen tarkastajien ja hyväksyjien nimet ja yhteystiedot
- kirjanpito:
- yrityksen tilikartta
- yrityksen kirjanpitäjän yhteystiedot
- palkat:
- työsopimuksien tekeminen järjestelmään
- palkkatuotepakettien tekeminen
- omaverosta oma-aloitteisten verojen viitteen ja työeläkevakuutuksen numeron
- projektipäällikölle koulutukseen osallistuvien nimien ja sähköpostien toimittaminen
WiseNetworkin tehtävät
CMS
- järjestelmän avaaminen asiakkaan toivomalla visuaalisella ilmeellä
- kotisivujen asetusten tekeminen asiakkaan antamien tietojen pohjalta
- kotisivujen visuaalisen ilmeen luominen asiakkaan toiveiden mukaisesti
- Google Analytics aktivoiminen/tekeminen asiakkaan tarpeiden mukaisesti
- CMS koulutus
CRM
- asiakasrekisterin vieminen uuteen kantaan asiakkaan toimittaman tiedoston mukaisesti
- tagikartan luomisessa avustaminen
- käyttäjäroolien asetusten neuvominen työntekijäroolin mukaisesti
- CRM koulutus
Myynti
- pankkiyhteyskanavan ohjeiden lähettäminen asiakkaalle, jotka välittää pankkiyhteyshenkilölleen
- maksuvälittäjätietojen asettaminen kantaan
- korttitilitystietojen asettaminen kantaan
- mahdollisien kassalaitteiden tilaaminen, mikäli asiakas haluaa integroida laitteet järjestelmän kanssa
- kassalaitteiden tietojen asettaminen kantaan
- kassan maksutapojen asettaminen tileineen
- tilien personointi, mikäli asiakas näin toivoo (hinnasto sopimuksen liitteenä)
- myynnin koulutus
Markkinointi
- Sähköpostimarkkinoinnin asetuksien tekeminen
- Tapahtumakategorioiden asetusten tekeminen
- Tiedonkeräyslomakkeisiin tietosuojaselosteen hyväksyminen-täppä
- Markkinoinnin koulutus
Taloushallinto
- Taloushallinnon asetuksien tekeminen
- Tilikartan personointi, mikäli asiakas näin toimii (sopimuksen mukainen hinnoittelu)
- Yrityksen kirjanpitäjän kanssa kommunikointi järjestelmän vaihtamiseen tarvittavista tiedoista
- Koulutuksen pitäminen sekä yritykselle että heidän kirjanpitäjälleen
Käyttöönotto on valmis keskimäärin 20 työpäivän sisällä käyttöönottopalaverista. Projektipäällikkö pitää huolen siitä, että saatte järjestelmän käyttöönne sujuvasti ja henkilökuntanne oppii käyttämään sitä. Käyttöönoton jälkeen asiakas siirtyy tuen piiriin, jossa tukipalvelumme auttavat teknisissä asioissa tai järjestelmän käyttöön liittyvissä ongelmissa. Mikäli järjestelmän käytöstä tulee ajatuksia tai kysymyksiä, toimialojen määrätyt palvelupäälliköt käyvät näitä asioita kanssanne läpi.