Case study: Luvian Jäähalli Oy | WiseNetwork Oy

Case study: Luvian Jäähalli Oy

Luvian Jäähalli Oy starttasi kiekkokauteen 2024-2025 hankkimalla käyttöönsä WisePlatform Event -toiminnanohjausjärjestelmän.

Tässä artikkelissa käydään läpi, miten jäävuoroja hallittiin ja laskutettiin ennen ja miten niitä hallitaan ja laskutetaan tänä päivänä.

Miten jäävuoroja hallinnoitiin ennen?

Luvian Jäähallin grand old man Karri Kemppainen on tehnyt pitkän ja vaikuttavan uran Luvian Jäähallin organisaatiossa. Jäähalliorganisaatioille tyypilliseen tapaan myöskään Luvian Jäähallilla ei käytettävissä olleet järjestelmät ole olleet tehokkaimpia mahdollisia.


Armoton puhelinrumba

Koska jääkiekko- ja muilla jääurheiluseuroilla kauden mittaan tarve jäävuoroille vaihtelee, joskus perutaan - joskus otettaisiin vuoro lisää, sekä muut harrastelijat ovat yhteydessä epäsäännöllisesti, myös Luvialla oltiin totuttu varsinaiseen puhelinrumbaan kauden aikana.

Käytännössä aina tämä tarkoitti sitä, että Karrin puhelin soi, oli vuorokauden aika lähes mikä tahansa. Ongelmaksi tietysti usein muodostui se, että usein Karri ei ollut sellaisessa paikassa, jossa pystyi ottamaan jäävuorotilauksen vastaan. "Voitko soittaa tunnin päästä, kun olen takaisin hallilla kalenterin ääressä?". Usein myös varattuun vuoroon liittyen kalenteriin asti päätyi ainoastaan varaajan nimi ilman sen parempia yhteystietoja, joita ei kiireessä keretty selvittelemään.


Peruutusehdot - "Ei niitä käytännössä ole"

Kun varaukset tehtiin aiemmin puhelimitse, tarkoitti se sitä, että erittäin paljon sekä vakiovuoroja että satunnaisia irtovuoroja peruttiin vasta kyseisenä päivänä, jolloin jäävuoron tuli olla. "Ei saatu tällä kertaa porukkaa ja pelejä kasaan" tms. selityksiä kuultiin vuosien varrella aika liuta ja käytännössä tämä aina katsottiin läpi sormien ja menetettiin myyntiä.


Armoton laskutusrumba

Aiemmin jäävuorojen laskuttaminen oli hyvinkin epäsäännöllinen toimenpide, jota suoritettiin käytännössä silloin, kun laskuttamisesta vastuussa ollut henkilö ehti niitä muilta kiireiltään tekemään.

Käytännössä jäävuorolaskutuksen tekeminen oli erittäin paljon aikaa vievä ja paljon manuaalista työtä vaativa suuroperaatio. Kunkin laskutettavan tahon vuorot tuli käydä läpi kalenterista päivä kerrallaan, siltä ajalta, kun sillä kerralla satuttiin haluta laskuttaa. Ja sama toistettiin seuraavan joukkueen osalta - suo oli loputon.

Ongelmia kohdattiin myös silloin, kun kiireessä tehdyissä vuorovarauksissa oli puutteita, eli "Kenelle vuoro kuuluu ja ketä laskutetaan?". Ei välttämättä ollut tietoa, jos on sovittu erikoishintoja tai haluttiinko käyttää jäävuoroon yhtiön ns. vastiketunteja.

Kun vuorolaskutus oli vihdoin jotenkuten raavittu kasaan, oli aika siirtyä erilliseen taloushallinnon ohjelmistoon ja naputella laskut yksi kerrallaan valmiiksi.


Luottotappioita

Laskutuskäytäntöjen ja peruutusehtojen ollessa epämääräisiä myös luottotappiot olivat osa yrityksen arkea. Kun vuoroja laskutettiin jälkijättöisesti ja epämääräisesti, oli perinnän hyödyntäminen kynnyksen takana. Tästä syystä yhtiö on luonnollisesti menneisyydessä kärsinyt luottotappioista.

Miten jäävuoroja hallinnoidaan WiseEventillä?

Uuteen kiekkokauteen 2024-2025 Luvian Jäähalli Oy teki kuitenkin suuren muutoksen hankkimalla käyttöönsä WiseEvent toiminnanohjausjärjestelmän, jolla pystytään operoimaan kaikki yhtiön kotisivuihin, markkinointiin, myyntiin ja taloushallintaan liittyen.


Verkkovaraaminen

WiseEvent toiminnanohjausjärjestelmän myötä kaikki Luvian jäähallin vapaat jäävuorot ovat nyt varattavissa Luvian jäähallin omassa verkkokaupassa. Varauskalenterissa on myös julkisesti näkyvissä kaikkien vuorojen varaaja, joten joukkueet voivat tarvittaessa olla toisiinsa yhteydessä, mikäli tulee tarvetta vaihtaa vuoroja keskenään.

Kuka tahansa voi varata omalle ryhmälleen oman jäävuoron irtovuorona ja maksaa sen samantien verkkokaupassa monipuolisilla maksutavoilla. Jäähallin pääkäyttäjät, joukkueet, voivat varata vakiovuorojensa lisäksi itselleen lisää vuoroja. WiseCRM:n ja WiseReserve varauskalenterin ollessa yhteydessä toisiinsa, nämä ko. joukkueiden yhteyshenkilöt voivat varata vuoroja myös laskulle.


Peruutusehdot räätälöitävissä yrityksen toiveiden mukaan

WisePlatform Event -toiminnanohjausjärjestelmässä asiakkaan varatessa vuoroa hän samalla hyväksyy verkkokaupan toimitus- ja peruutusehdot. Jäähalliyhtiö voi itse päättää, miten paljon ennen vuoroa sen voi vielä perua. Tämän ansiosta ei tarvitse enää kuunnella samana päivänä tulleita venkslauksia.


Maksamattomien varausten laskuttaminen massana

WiseEvent toiminnanohjauksen "Kaikki samassa järjestelmässä" edut tulevat hyvin esiin esimerkiksi jäävuorojen laskuttamisen yhteydessä.

Kaikki vuorot, jotka on WiseReserve ajanvarauskalenteriin luotu, ovat jonkun WiseCRM-kontaktin nimissä (yrityksen, joukkueen tai yksityishenkilön). WiseCRM sisältää kaiken tarvittavan tiedon asiakkuuksista, mm. yhteystiedot, laskutustiedot, aktiviteetit sekä erilaiset roolit, jotka saattavat oikeuttaa alennushintoihin taikka vastikevuoroihin.

Järjestelmän admin-puolella on työkalu, joka kerää yhteen kaikki ajanvaraukset. Luvian Jäähalli filtteröi kerran kuukaudessa aina edellisen kuukauden maksamattomat ajanvaraukset ja muutamalla napin painalluksella luo näistä kaikista massana laskut. Laskut syntyvät massana WiseInvoice myyntilaskutyökaluun, josta ne voi massana myös lähettää matkaan haluttuna päivänä ja halutulla maksuajalla.

Muodostunut ajansäästö on huima ja kaikki myynti vieläpä kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon asti.


Automaattinen perintä

Säännöllisen jäävuorolaskutuksen oheen WisePlatform Event tarjoaa myyntilaskuilleen suoran rajapinnan myös perintään. Valittavissa on jo Ropo Capitalin taikka Visman Reskontravahti, joihin perintään siirrettävät laskut siirtyvät automaattisesti WiseEvent järjestelmästä. Luottotappiot ovat vähentyneet merkittävästi.