Tagien hallinta: miten lisään tageja ja pidän ne järjestyksessä?

Henkilö- ja yrityskontaktien osalta tagien lisääminen kannattaa aloittaa luomalla järjestelmän hallintapuolelle tagikartta. Tagikartan avulla saadaan määriteltyä kohderyhmät, joille halutaan kohdentaa viestintää.

Kohderyhmiä voi olla hyvinkin erilaisia. Niitä voidaan määritellä muun muassa perinteisten demografisten tietojen (ikä, sukupuoli, asuinpaikka...) mukaan, mutta järjestelmän sisältämä data mahdollistaa hyvinkin tarkkojen kohderyhmien luomisen myös asiakkaiden toiminnan perusteella.

Viestinnän kohderyhminä voisi olla esimerkiksi seuraavanlaisia ryhmiä:

Sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät:

• Henkilöstö
• Nykyiset asiakkaat
• Potentiaaliset asiakkaat
• Yhteistyökumppanit
• Liitot

Henkilön käyttäytymisen perusteella luodut kohderyhmät:

• Verkkokaupasta ostaneet
• Tapahtumaan osallistuneet
• Uutiskirjeen tilaajat
• Kyselyyn vastanneet
• Tuotteen tai palvelun käyttäjät (esimerkiksi jäsenet)
• Tuotteesta tai palvelusta kiinnostuneet

Jokaista kohderyhmää voidaan järjestelmän avulla rajata entistä tarkemmaksi ja niille pystytään asettamaan oma tagi. Tagikarttaa suunnitellessa tulee huomioida, että jokainen tagi on uniikki ja siihen kuuluu kontakteja vain yhdestä ryhmästä.

CRM:n henkilö- ja yrityskontakteille pääsee lisäämään tageja joko CRM:n kautta yksitellen tai CRM:n hakutyökalun avulla tehtävänä massa-ajona. Katso ohjeet alta.

Useat järjestelmän toiminnot vaativat, että tagi on syötetty valmiiksi tagi-hallintaan ennen kuin sen saa lisättyä halutulle kohteelle.

Mikäli haluaa ryhmitellä esimerkiksi verkkokaupan tuotekortteja, sähköpostimarkkinointia, tarjouksia, sopimuksia tai laskuja tagien avulla, tulee haluttu tagi olla määritetty ensin tagi-hallintaan.

Tagien hallinta löytyy järjestelmän hallintapuolelta polun CRM > Asetukset > Tagit takaa.

Kun tagikartta on kerran luotu kunnolla, kannattaa siitä pitää huolta. Muutama vinkki, miten tagit pysyvät hyvässä hallinnassa ja järjestyksessä:

• Nimeä yritykselle tagi-vastaava
  • Yrityksestä kannattaa nimetä yksi tai muutama henkilö, jotka ovat vastuussa tagikartan suunnittelusta ja luomisesta. Mikäli kaikki järjestelmän käyttäjät pääsevät vapaasti luomaan tageja, syntyy helposti tagi-viidakko, joka ei pidemmän päälle palvele ketään.
• Rajaa tagien asettamista roolien hallinnalla
  • Roolien hallinnan avulla voidaan määrittää järjestelmän käyttäjistä ne henkilöt, joilla on oikeus lisätä järjestelmään tageja ja käyttää tagi-hallintaa.
• Tagi-hallinnan siivoaminen
  • Yrityksen tagi-vastaavan töihin kuuluu myös tagi-hallinnan siivoaminen aika ajoin. Tagi-hallinta löytyy järjestelmän hallintapuolelta valitsemalla CRM:n alta "asetukset" ja "tagit". Tagi-hallinnasta on helppo tarkistaa, mitä tageja yrityksellä on käytössä. Yhdellä silmäyksellä näkee myös sen, mitkä tagit ovat käytössä ja mille ei ole ollut käyttöä. Turhat tagit kannattaa poistaa.