Kuntosalin ajanvarausjärjestelmä näkyy asiakkaalle lähinnä kalenterina,
mutta pinnan alla tapahtuu paljon enemmän.
Kuka saa varata, mitä ja millä ehdoilla?
Kuntosalilla (tai muussa liikuntakeskuksessa) saman ajanvarausjärjestelmän pitäisi pystyä hallitsemaan erilaisia palveluita, tiloja ja käyttöoikeuksia: kuka saa varata, mitä saa varata, milloin varaus on mahdollinen ja kuuluuko palvelu jäsenyyteen vai maksetaanko se erikseen.
Kun tiedot ovat järjestelmässä, henkilökunnan ei tarvitse selvittää samoja asioita sähköpostilla, puhelimessa tai vastaanottotiskillä.
WisePlatform Gymissä varattaville resursseille voidaan määritellä esimerkiksi varausaikojen pituuksia, varattavuuden kellonaikoja sekä eri asiakasryhmien käyttöoikeuksia.
Esimerkki: mitä tapahtuu, kun jäsen varaa paikan maanantain klo 18 tunnille?
Otetaan esimerkiksi kuntosali, jossa maanantain klo 18 ryhmäliikuntatunnille mahtuu 25 henkilöä.
Asiakkaalle varaus on yksinkertainen: hän avaa varauskalenterin, löytää tunnin ja varaa paikkansa.
Taustalla järjestelmän pitää kuitenkin tietää paljon enemmän:
Onko tunnilla vielä tilaa?
Saako tämä asiakas varata tunnin?
Kuuluuko osallistuminen hänen jäsenyyteensä?
Milloin varauksen voi tehdä ja millä ehdoilla?
Asiakkaalle lopputulos näkyy vain helppona varauksena. Kuntosalille hyöty näkyy siinä, että taustalla tarvitaan vähemmän käsin tehtävää tarkistamista ja tietojen ylläpitoa.
Ajanvarauksella lisää myyntiä
Tiesitkö, että ajanvaraus voi olla myös kuntosalin myyntikanava?
Kaikki varattavat palvelut eivät välttämättä sisälly jäsenmaksuun.
Kuntosali voi myydä vaikkapa personal trainer -tapaamisia, valmennuksia, kursseja tai muita maksullisia palveluita.
Ihannetilanteessa ajanvaraus ja ostaminen toimivat saumattomasti yhdessä.
Käytännössä se tarkoittaa, että varauksen yhteydessä voidaan myydä jotakin lisää - esimerkiksi yksittäisiä palveluita, jäsenyyksiä, palvelupaketteja ja lisäpalveluita.
Esimerkki: PT-aika ilman ylimääräistä viestittelyä
Ajatellaan, että asiakas kiinnostuu personal training -palvelusta sunnuntai-iltana.
Jos seuraava vaihe on yhteydenottolomake, varsinainen eteneminen jää henkilökunnan työajalle. Jonkun pitää palata asiaan, selvittää asiakkaalle sopiva aika ja hoitaa palvelun myynti erikseen. Kenties asiakkaan mielenkiinto ehti jo laskea, tai hän ehti ostamaan palvelun muualta.
Kun ajanvaraus ja myynti toimivat yhdessä, asiakas voi nähdä vapaat ajat, valita itselleen sopivan ajan ja siirtyä suoraan kohti ostamista ilman ylimääräisiä välikäsiä.
Kuntosalille tämä tarkoittaa vähemmän sähköposteja, puheluita ja käsin sovittavia aikoja. Asiakkaalle se tarkoittaa nopeampaa ja sujuvampaa reittiä kiinnostuksesta varattuun palveluun.
Varauskalenteri on suosion mittari
Ajanvarausjärjestelmä liiketoiminnan kehittämisen apuna
Oletko koskaan ajatellut, että varauksista syntyy jatkuvasti tietoa asiakkaiden käyttäytymisestä?
Voit tarkastella...
mitkä ajat ovat kaikkein suosituimpia
mitä palveluita varataan eniten
missä ajoissa tai resursseissa on alikäyttöä
miten varausten määrä kehittyy
mihin kapasiteettia voisi olla järkevää lisätä.
Esimerkki: kannattaako keskiviikolle lisätä toinen tunti?
Kuntosalin tuntikalenteria on helppo rakentaa sen perusteella, mistä asiakkaat puhuvat eniten tai miltä oma tuntuma vaikuttaa. Onneksi varausdata näyttää tilanteen realistisesti.
Jos tiistain klo 17 tunti täyttyy viikosta toiseen ja asiakkaat jäävät ilman paikkaa, mutta saman tunnin torstain vuorolla on jatkuvasti tilaa, kalenteria voidaan muokata kysynnän perusteella.
Samalla kannattaa tunnistaa ajat, jotka jäävät toistuvasti vajaiksi. Niiden tilalle voidaan kokeilla toista ajankohtaa, tuntia tai palvelua.
Näin päätöksiä voidaan tehdä sen perusteella, miten asiakkaat oikeasti varaavat.
Erillinen ajanvarausjärjestelmä vai osa isompaa kokonaisuutta?
Ajanvarausjärjestelmän arvo ei lopu siihen, että kalenteri näyttää vapaat ja varatut ajat.
Erillinen ajanvarauskalenteri voi hoitaa itse varaamisen hyvin. Ongelmat alkavat helposti siinä vaiheessa, kun saman asiakkaan tiedot sijaitsevat ajanvarausjärjestelmän lisäksi CRMä, kassajärjestelmässä, verkkokaupassa ja jäsenyyksiä hallitsevassa järjestelmässä.
Silloin järjestelmien välille tarvitaan integraatioita tai henkilökunnan pitää siirtää ja tarkistaa tietoja itse.
WisePlatformissa ajanvaraus toimii samassa kokonaisuudessa verkkokaupan, kassajärjestelmän, CRM, tuote- ja varastotietojen sekä sopimushallinnan kanssa.
Jos asiakkaan ostama palvelu, käyttöoikeus ja varaus ovat automaattisesti saman asiakkuuden yhteydessä, henkilökunnan ei tarvitse ylläpitää samaa tietoa useassa paikassa.
Esimerkki: verkkokauppaostoksesta suoraan varaukseen
Ajatellaan, että asiakas ostaa illalla verkkokaupasta palvelun, johon kuuluu oikeus varata tiettyjä tunteja.
Jos verkkokauppa ja ajanvaraus ovat erillisiä järjestelmiä, asiakkaan ostotiedon pitää ensin siirtyä tavalla tai toisella ajanvaraukseen. Muuten järjestelmä ei välttämättä tiedä, että asiakkaalla on oikeus tehdä varaus.
Kun osto, asiakkuus ja ajanvaraus ovat samassa kokonaisuudessa, varausoikeus voidaan muodostaa automaattisesti oston perusteella. Asiakas voi siirtyä ostamisesta varaamaan ilman, että henkilökunnan tarvitsee päivittää hänen tietojaan välissä.
Kuntosalille hyöty näkyy siinä, että yksi tavallinen asiakastapahtuma ei synnytä ylimääräistä työtä järjestelmien väliin.
WisePlatform Gymissa ajanvaraus on osa suurempaa kokonaisuutta
WisePlatform Gymissa ajanvaraus ei ole kuntosalista irrallinen työkalu, vaan osa samaa toiminnanohjausjärjestelmää, jossa voidaan hoitaa myös kuntosalin muita keskeisiä toimintoja, kuten kulkuoikeuksia.
Ajanvaraus voi hyödyntää samoja asiakas-, myynti- ja käyttöoikeustietoja kuin muu järjestelmä. Näin varaus ei jää yksittäiseksi kalenterimerkinnäksi, vaan liittyy samaan asiakkuuteen muun asioinnin kanssa.
Tämä korostuu erityisesti silloin, kun kuntosalilla on paljon jäseniä, erilaisia jäsenyyksiä ja useita varattavia palveluita.
Muistilista kuntosalin ajanvarausjärjestelmän valintaan
Mitä kaikkea pitää pystyä varaamaan?
Ryhmäliikuntaa, PT-aikoja, tiloja, kursseja vai jotain muuta?
Onko kaikilla asiakkailla samat varausoikeudet?
Jos ei, järjestelmän pitäisi pystyä huomioimaan erilaiset asiakkuudet ja käyttöoikeudet.
Liittyykö varaukseen maksaminen?
Jos palvelu pitää ostaa erikseen, kuinka monta vaihetta asiakkaalta vaaditaan ennen kuin paikka on varattu ja maksettu?
Toimiiko ajanvaraus saumattomasti kuntosalin muiden toimintojen kanssa?
Onko ajanvaraus osa samaa kokonaisuutta jäsenyyksien, maksamisen, asiakastietojen ja käyttöoikeuksien kanssa vai joudutaanko tietoa siirtämään eri järjestelmien välillä?
Saadaanko varauksista tietoa liiketoiminnan kehittämiseen?
Kalenterin pitäisi auttaa näkemään myös se, mitä asiakkaat todella käyttävät ja milloin.
Ville Ahvenainen
Customer Success Manager / WisePlatform Gym
Olen toiminut kuntosaliyrittäjänä 10 vuotta, ja omistan 3 kuntokeskusta. Haluan auttaa kuntosaleja löytämään entistä tehokkaampia toimintamalleja.
Olen ollut todella iloinen, että kuntosalialalle on vihdoin löytynyt järjestelmä, joka taipuu meidän toimintaamme eikä niin, että kuntosalien tarvitsisi muokata toimintaansa järjestelmän mukaan.
Tero Kotilainen
Myynnin asiantuntija / WisePlatform Gym
Minulla on vajaan 10 vuoden kokemus CrossFit- salin ja brändin rakentamisesta, ihan alusta alkaen. Tiedän myös, että asiakaskokemus merkitsee paljon tällä alalla. Kuntosaliyrittäjän aika on hyvin usein todella tiukilla ja arki kiireistä. Haluan auttaa järjestelmäratkaisujen avulla yrittäjiä näissä ongelmissa.
Voisit pitää myös näistä artikkeleistamme:
Lataa maksuton ja käytännönläheinen opas kuntosalin markkinointiin. Suunniteltu kuntosaliyrittäjille, jotka haluavat muuttaa klikkaukset jäsenyyksiksi.
10.05.2024 11:11
Vältä 5 suurinta virhettä, jotka voit tehdä alussa.
Loadedin matka WisePlatform Gym-ohjelmiston käyttäjänä alkoi vuonna 2021.