Ohje - WiseMarketing: Tapahtumatyökalu, uusi tapahtuma ja sen perustiedot

Katso ohjeet, kuinka luodaan uusi tapahtuma ja miten sen perustiedot täytetään.

"Tapahtuman tiedot" -välilehdellä muun muassa annetaan tapahtumalle nimi, kirjoitetaan sille kuvaus, määritetään sen alkamis- ja päättymisajat sekä tapahtumapaikka. Tässä vaiheessa asetetaan myös mahdolliset kiitosviestit sekä sähköpostivahvistukset osallistumisesta.

Tässä vaiheessa valmistellaan myös tapahtuman ilmoittautumissivu.

Seuraavassa vaiheessa laaditaan kutsu ja lisätään kutsuttavat.
Ohje kutsun luomiseen >>


Videon sisältö:

0:12 Uuden tapahtuman lisääminen
0:25 Tapahtuman perustietojen lisääminen
1:41 Kutsuttavien lisääminen
2:06 Tapahtumakutsun laatiminen
2:52 Ilmoittautumisen yhteydessä kysyttävät yksilölliset tiedot
3:39 Kutsun esikatselu ja lähettäminen


1. Uuden tapahtuman luominen Tapahtumatyökaluun siirrytään järjestelmän hallintapuolelta valitsemalla

→ "Markkinointi"

→ "Tapahtumat"

Uusi tapahtuma lisätään klikkaamalla sivun yläreunasta

→ "Lisää tapahtuma"

Tapahtumahallinnan pääsivulta näkee käynnissä olevat sekä tulevat tapahtumat. Uusi tapahtuma lisätään sivun "Lisää tapahtuma" -painikkeesta.

Tapahtumahallinnan pääsivulta näkee käynnissä olevat sekä tulevat tapahtumat. Uusi tapahtuma lisätään sivun "Lisää tapahtuma" -painikkeesta.


Kirjoitetaan avautuvaan ikkunaan uuden tapahtuman nimi ja painetaan

→ "Tallenna"

Kirjoitetaan tapahtuman nimi ja painetaan "tallenna".

Kirjoitetaan tapahtuman nimi ja painetaan "tallenna".


Tapahtuman tiedot -välilehti

2. Tapahtuman tietojen täydentäminen

Täydennetään uuden tapahtuman perustiedot "Tapahtuman tiedot" -välilehdelle.

Kuvauskentät

  • "Lyhyt kuvaus" -kenttä
    • Tähän kirjoitetaan lyhyesti tapahtuman tiedot. Tähän kirjoitetut tiedot voidaan valita näkyviin esim. silloin, kun tapahtumasta tehdään "tapahtumanosto" nettisivuille artikkeliin.
      ​​​​​​​
  • "Kuvaus"-kenttä
    • Tähän kirjoitetaan tapahtuman varsinainen kuvaus, joka tulee näkyviin ilmoittautumissivulle.

      Kuvaus-kenttään kannattaa kirjoittaa tapahtuman kuvaustekstin lisäksi myös tapahtuman ajankohta sekä osoite- ja paikkatiedot, pysäköintiohjeet ym. tärkeät tiedot.


Lyhyt kuvaus tulee näkyviin esim. kotisivuille tehtävissä tapahtumanostoissa. Kuvaus-kentän teksti näkyy ilmoittautumissivulla, joten tähän kannattaa kirjoittaa kaikki tapahtuman tärkeät tiedot.

Lyhyt kuvaus tulee näkyviin esim. kotisivuille tehtävissä tapahtumanostoissa. Kuvaus-kentän teksti näkyy ilmoittautumissivulla, joten tähän kannattaa kirjoittaa kaikki tapahtuman tärkeät tiedot.


Tapahtuman ajankohta / päivämääräkentät​​​​​​​

Huom. Tapahtuman päivämäärät eivät tule automaattisesti näkyviin tapahtuman ilmoittautumissivulle. Päivämäärät tulevat näkyviin esim. kotisivujen tapahtumakalenteriin, mikäli tapahtuma on asetettu julkiseksi.

  • "Ovet avautuvat"
    • Mikäli tapahtumapaikalle / -alueelle pääsee sisään jo ennen varsinaisen tapahtuman alkua, lisätään ovien avautumisaika tähän kenttään. Kentän voi jättää myös tyhjäksi.
  • "Tapahtuma alkaa"
    • ​​​​​​​Lisätään kenttään tapahtumapäivämäärä ja alkamiskellonaika. Alkamisajankohta määrittää, listataanko tapahtuma tuleviin vai vanhoihin tapahtumiin.
  • "Tapahtuma loppuu"
    • ​​​​​​​Lisätään kenttään tapahtuman tapahtumapäivämäärä ja loppumiskellonaika. Päättymisajankohdan tulee olla alkamisajankohtaa myöhempi.


Lisätään tärkeät tapahtumapäivämäärät. Tiedot eivät tule näkyviin ilmoittautumislomakkeelle, vaan sivuille upotettuun tapahtumakalenteriin / tapahtumanostoon.

Lisätään tärkeät tapahtumapäivämäärät. Tiedot eivät tule näkyviin ilmoittautumislomakkeelle, vaan sivuille upotettuun tapahtumakalenteriin / tapahtumanostoon.


Tapahtumapaikan tiedot / osoitekentät

Huom. Tapahtuman osoite- ja paikkatiedot eivät tule automaattisesti näkyviin tapahtuman ilmoittautumissivulle. Paikkatiedot tulevat näkyviin esim. kotisivujen tapahtumakalenteriin, mikäli tapahtuma on asetettu julkiseksi sekä ilmoittautumisen vahvistussähköpostiin, mikäli tämä on asetettu lähteväksi.

  • ​​​​​​​"Paikka"
    • Kirjoitetaan kenttään tapahtumapaikan nimi.
  • "Osoite"
    • Kirjoitetaan kenttään tapahtumapaikan osoite.
  • "Pysäköintiohje"
    • Mikäli osallistujille halutaan antaa tarkemmat pysäköintiohjeet tapahtumaan saapumista varten, kirjoitetaan ne tähän.



Seuraavaksi täytetään tapahtuman paikka- ja osoitetiedot. Tiedot eivät tule näkyviin ilmoittautumislomakkeelle, vaan sivuille upotettuun tapahtumakalenteriin / tapahtumanostoon.

Seuraavaksi täytetään tapahtuman paikka- ja osoitetiedot. Tiedot eivät tule näkyviin ilmoittautumislomakkeelle, vaan sivuille upotettuun tapahtumakalenteriin / tapahtumanostoon.


Linkkikentät

  • "Linkki"
    • Ylempään linkkikenttään voidaan hakea järjestelmästä artikkeli, mikäli tapahtumasta on luotu erillinen artikkeli. Artikkeliin linkitetään tapahtuman otsikosta esim. tapahtumakalenterista tai artikkeliin tehdyissä "tapahtumanostoissa".
  • "Ilmoittautumislinkki"
    • ​​​​​​​Mikäli tapahtumaan ilmoittaudutaan jossain muulla sivulla / järjestelmässä kuin WisePlatformissa, lisätään ilmoittautumissivun linkki tähän kenttään.



"Linkki"-kenttään voidaan lisätä artikkeli, mistä saa lisätä lisätietoa tapahtumasta. "Ilmoittautumislinkki"-kohtaan lisätään ilmoittautumislinkki, jos tapahtumaan ilmoittautudutaan jollain toisella sivustolla.

"Linkki"-kenttään voidaan lisätä artikkeli, mistä saa lisätä lisätietoa tapahtumasta. "Ilmoittautumislinkki"-kohtaan lisätään ilmoittautumislinkki, jos tapahtumaan ilmoittautudutaan jollain toisella sivustolla.


Muut tapahtuman tiedot

  • Lippuja myydään

Valitaan alasvetovalikosta myydäänkö tapahtumaan lippuja (verkkokaupassa tai sisäisesti) vai ei.

"Ei" = Tapahtumaan ei myydä lippuja

"Verkkokaupassa" = Tapahtuma linkittyy tuotteeseen ja tapahtuma on valittavissa kun ostaa tuotetta verkkokaupasta.

"Sisäisesti" = Tapahtuman pystyy valitsemaan kun tekee tuotteelle tilausta hallinnasta, mutta tapahtuma ei ole valittavissa kaupassa.


  • Ilmoittautumislomake

Valitaan alasvetovalikosta halutaanko tapahtumaan ottaa vastaan ilmoittautumisia järjestelmän ilmoittautumislomakkeen kautta.

"Kyllä" = Tapahtumasta luodaan ilmoittautumissivu, jonka linkki liitetään kutsuun.

"Ei" = Tapahtumaan ei oteta vastaan ilmoittautumisia järjestelmän ilmoittautumislomakkeen kautta.


  • Vain kutsutuille

Määritellään alasvetovalikon avulla onko tapahtuma tarkoitettu vain kutsutuille vai voiko kuka vain osallistua tapahtumaan.

"Kyllä" = Vain ne (järjestelmän CRM:stä löytyvät) henkilöt, joille on lähetetty kutsu järjestelmän kautta voivat ilmoittautua tapahtumaan.

"Ei" = Kuka tahansa pystyy kirjoittamaan vaaditut tiedot ilmoittautumislomakkeelle ja ilmoittautumaan / osallistumaan tapahtumaan.


  • Sisältää monta esitystä

"Ei" = Mikäli tapahtuma ei sisällä useampia esityksiä, valitaan "ei".

"Kyllä" = Jos tapahtuma sisältää monta esitystä, joille halutaan määritellä erikseen tarkemmat kellonajat, valitaan "kyllä". Kyllä-valinta lisää tapahtumaan oman "esitykset"-välilehden, jonne voidaan lisätä tapahtuman sisältämät esitykset. ​​​​​​​


  • Sähköpostivahvistus

Valitaan alasvetovalikosta kenelle kaikille halutaan lähettää vahvistus tapahtumaan ilmoittautumisesta.

"Ei kenellekään" = ilmoittautumisesta ei lähde sähköpostivahvistusta

"Osallistujalle" = ilmoittautumisvahvistus lähtee vain tapahtumaan ilmoittautuneelle osallistujalle

"Vastaaville henkilöille" = ilmoittautumisvahvistus lähtee vain tapahtuman perustietoihin merkityille tapahtuman vastaaville henkilöille.

"Molemmille" = Sähköpostivahvistus tapahtumaan ilmoittautumisesta lähtee sekä osallistujalle että tapahtuman vastaaville henkilöille.

  • Sähköpostivahvistuksen esimerkki

    Tapahtumaan ilmoittautuneelle lähetettävä vahvistusviesti muodostuu automaattisesti eikä sen muotoiluun pysty itse vaikuttamaan. Viereisessä kuvassa on esimerkki, mitkä tiedot tapahtuman perustiedot-sivulta tulevat vahvistusilmoitukseen näkyville.

  • Aseta kiitosviesti

Tekstikenttään voi määritellä haluamansa kiitosviestin, jonka tapahtumaan ilmoittautunut näkee selaimessaan ponnahdusikkunassa heti tapahtumailmoittautumisen jälkeen.


  • Palautelomake

Mikäli tapahtumasta on tehty valmiiksi järjestelmän tiedonkeräystyökalulla palautelomake, haetaan oikea palautelomake järjestelmästä.

Palautelomakkeen voi liittää kutsuun "Palautelinkki"-elementillä, joka linkittyy automaattisesti ja ohjaa sivuille täyttämään sen.


  • Vastaavat henkilöt

Asetetaan tapahtumalle vastaavat henkilöt etsimällä heidät järjestelmän CRM:stä.

Vastaaville henkilöille saa lähetettyä mm. sähköpostitse vahvistuksen tapahtumaan ilmoittautumisista (ks. kohta sähköpostivahvistus).


  • Osallistujakapasiteetti

Tapahtumalle voidaan määrittää enimmäisosallistujamäärä. Kun asetettu osallistujakapasiteetti tulee täyteen, ilmoittautumisia ei oteta enää vastaan.

Jos osallistujamäärää ei haluta rajoittaa, asetetaan arvoksi nolla (0)


  • Kalenterinäkyvyys

Asetetaan alasvetovalikoista, missä järjestelmän kalentereissa tapahtuman halutaan näkyvän.

"Ei mitään" = Tapahtuma ei näy missään kalenterissa.

"Henkilökohtainen" = Tapahtuma näkyy kalenterissa ainoastaan tapahtuman luoneelle ja muille vastaaville henkilöille.

"Jaettu työkalenteri" = Tapahtuma näkyy henkilökunnan sisäisessä kalenterissa CRM:n puolella.

"Julkinen" = Tapahtuma nousee näkyviin esim. kotisivulle upotettuun tapahtumakalenteriin.


  • Ilmoittautujalle lisättävä tagi

Mikäli tapahtumaan ilmoittautuneille halutaan lisätä jokin yhteinen tagi, kirjoitetaan tagi(t) tähän kenttään.

Yhteinen tagi helpottaa esim. tapahtuman jälkimarkkinointia ja kontaktien segmentointia.


  • Sallitaan saman henkilön ilmoittautua useasti
​​​​​​​

"Kyllä" = ​​​​​​​ Sama henkilö voi liittyä tapahtumaan useammin kuin kerran. Hyväksymällä useamman ilmoittautumisen voidaan esimerkiksi antaa kontaktille mahdollisuus ilmoittautua toisen henkilön puolesta.

"Ei" = Henkilö voi ilmoittautua tapahtumaan vain kerran.


  • Suurin osallistujamäärä per ilmoittautuminen
    ​​​​​​​

​​​​​​​Samalla ilmoittautumisella voi lisätä enintään 20 henkilöä.


  • Kysy seuralaisten tiedot

​​​​​​​

"Kyllä" = Järjestelmä lisää ilmoittautumislomakkeelle automaattisesti kohdan, jossa kysytään osallistuuko tapahtumaan myös avec.

"Ei" = Ilmoittautumislomakkeella ei kysytä tietoaja avecista.¨

Huom. Mikäli seuralaisen tiedot kysytään, niin "suurin osallistujamäärä per ilmoittautuminen" -kohtaan tulee laittaa numero 2.


  • Jono

"Kyllä" = Jonotus on käytössä. Jos tapahtuman osallistujakapasiteetti on täynnä, menevät henkilöt jonoon, mistä voidaan nostaa ilmoittautuneeksi, mikäli joku osallistuja peruu.

"Ei" = Jonotus ei ole käytössä.


  • Ilmoittautumisen päättymispäivä

Haetaan kalenterista päivä, jolloin tapahtumaan pitää viimeistään ilmoittautua.

Annetaan takaraja tapahtuman ilmoittautumiselle.

Annetaan takaraja tapahtuman ilmoittautumiselle.


  • Kuva

Tapahtuman ilmoittautumissivulle saa myös lisättyä kuvan sivun alareunasta.

Ilmoittautumissivulle voi lisätä kuvan.

Ilmoittautumissivulle voi lisätä kuvan.


  • Näkyvyys


Määrittää, minkä roolin omaaville henkilöille tapahtuma näkyy.


Yksilöidyt kysymykset -välilehti

  • Ilmoittautumisen yhteydessä kysyttävät tiedot

Yksilöidyt kysymykset -välilehdellä määritetään kysymykset, jotka tapahtumaan ilmoittautuvalta halutaan ilmoittautumissivulla kysyä.

Henkilötiedot-elementin kynäikonin takaa pääsee esimerkiksi määrittäämään, mitä henkilötietoja halutaan kysyä (osoite, maa, syntymäaika, sukupuoli, puhelin, tehtävänimike, henkilötunnus).

Oikean reunan sisältöeditorilla voi lisätä lomakkeelle tekstiä tai erilaisia kysymyksiä.


  • Ilmoittautumissivun esikatselu

Mikäli ilmoittautumissivua haluaa esikatsella, tämä onnistuu siirtymällä välilehdelle

→ "Yksilöidyt kysymykset"

ja klikkaamalla sivun yläreunasta

→ "Esikatselu"

Tällöin ilmoittautumissivu aukeaa.


3. Tallenna lopuksi tapahtuma. Suositeltavaa on tehdä tallennuksia myös tasaisin väliajoin kesken tietojen täydentämisen.

Tapahtuman perustiedot on nyt täytetty ja ilmoittautumislomakkeella näkyvät tiedot ja kysymykset määritetty.

Seuraavaksi siirrytään valmistelemaan tapahtuman kutsua.