Ohje - WiseMarketing: Uuden tiedonkeräyslomakkeen luominen ja perusasetukset (vaihe 1)

Järjestelmän tiedonkeräystyökalulla pystyy toteuttamaan sekä yksinkertaisia että monimutkaisempia kyselyitä. Työkalulla onnistuu mm. erilaisten tutkimusten, hakemusten, tilauslomakkeiden, kilpailujen ja ilmoittautumisten toteuttaminen.

Tässä ohjeessa luodaan ensin uusi tiedonkeräyslomake ja laitetaan sen asetukset kohdalleen. (vaihe 1)

​Seuraavassa vaiheessa valmistellaan kyselylomake. (vaihe 2)

Lopuksi valmis kysely voidaan upottaa kotisivuille artikkeliin. (vaihe 3)


Huomioita:
  • Kyselyn perusasetuksia ja itse kyselylomaketta voi täydentää ja muokata missä järjestyksessä tahansa (eli vaiheet 1 ja 2 voidaan tehdä missä järjestyksessä tahansa).

  • Kyselyä ei tarvitse tehdä yhdellä kerralla kuntoon, kunhan muistaa välissä tallentaa.

  • Osaa asetuksista ja esim. valittua kysymyselementtiä ei kannata vaihtaa enää kyselyn lähettämisen jälkeen.

  • Mahdolliset kirjoitusvirheet esim. kiitosviestissä, sähköpostivahvistuksessa tai kysymysten kirjoitusasussa on mahdollista korjata, vaikka kysely olisi jo lähtenyt.

Uuden tiedonkeräyslomakkeen luominen ja perusasetukset

1. Tiedonkeräystyökalu löytyy järjestelmän hallintapuolelta valitsemalla

→ "Markkinointi"

→ "Tiedonkeräys"

Uusi tiedonkeräyslomake luodaan klikkaamalla sivun yläreunasta

→ "Uusi tiedonkeruulomake"


Uusi tiedonkeräyslomake luodaan klikkaamalla tiedonkeräystyökalun sivun yläreunasta "Uusi tiedonkeruulomake".

Uusi tiedonkeräyslomake luodaan klikkaamalla tiedonkeräystyökalun sivun yläreunasta "Uusi tiedonkeruulomake".


2. Annetaan tiedonkeräyslomakkeelle nimi.

Annetaan lomakkeelle nimi.

Annetaan lomakkeelle nimi.


3. Merkitään asetuksiin mahdolliset rajoitukset. Kohta täytetään vain siinä tapauksessa, jos vastauksia halutaan jotenkin rajoittaa.

Lomakkeella voidaan rajoittaa

  • kaikkien annettavien vastausten yhteismäärää
  • kuka saa vastata kyselyyn (kuka tahansa vai järjestelmään rekisteröitynyt jäsen) ja kuinka monta kertaa


Tarkemmat ohjeet rajoituksista >>


Rajoituksilla voidaan määrittää kuka kyselyyn saa vastata sekä vastausten lukumääriä.

Rajoituksilla voidaan määrittää kuka kyselyyn saa vastata sekä vastausten lukumääriä.


4. Tiedonkeräykseen voi asettaa sähköpostivahvistusviestin.

  • Laitetaan rasti ruutuun kenelle sähköpostivahvistuksen halutaan lähtevän (tiedonkeräyksen vastaajalle, omistajalle tai molemmille).
  • Kirjoitetaan vahvistusviestin otsikko
  • Kirjoitetaan mahdolliset muut vahvistusviestin vastaanottajat
  • Kirjoitetaan haluttu vahvistusviesti tyhjään tekstikenttään.
  • Mikäli vastaajan vastaukset halutaan liittää mukaan vahvistussähköpostiin lisätään viestiin [answers]
  • Mikäli vastaajan yhteystiedot halutaan liittää mukaan vahvistussähköpostiin, lisätään viestiin [contact]
Tiedonkeräykseen voi asettaa sähköpostivahvistusviestin.

Tiedonkeräykseen voi asettaa sähköpostivahvistusviestin.


5. Asetukset-kohdassa asetetaan tiedonkeräyksen asetuksia.

Kiitosviesti
Kiitosviesti näytetään heti kyselyyn vastaamisen jälkeen vastaajan näytöllä ponnahdusikkunassa.

"Lähetä"-napin teksti
Kyselyn "Lähetä"-napin tekstin tilalle voi halutessaan määritellä oman tekstin.

Älä näytä henkilökohtaisia vastauksia hallinnassa
​​​​​​​Järjestelmä ei näytä vastaajien henkilötietoja järjestelmän hallintapuolella. Vastauksista ei siis ole yksilöitävissä kenen vastaus on kyseessä. Asetusta ei voida jälkikäteen muuttaa.

Näytä tiedonkeruun kokonaisraportti vastaajalle
​​​​​​​Kyselyyn vastaaja näkee vastaamisensa jälkeen kyselyyn tulleista vastauksista muodostuneen kokonaisraportin.

Julkinen raportti
Kun laittaa rastin "julkinen raportti" -kohtaan, ilmestyy sivun alareunaan julkinen raportti -painike, josta avautuu raportin tulokset selaimessa. Linkkiä voi tarvittaessa jakaa.

Lomakkeen tyyli
"Panel"-valinnalla lomakkeen ympärille ilmestyy kapea, musta reunus/kehys.



6. CRM-asetukset -kohdassa määritetään, mitä tietoja tiedonkeräyslomakkeelta välitetään järjestelmän CRM:n asiakastietoihin.

Vastaajan tiedot tallennetaan aina CRM:ään, mikäli henkilötiedot kysytään lomakkeella.

Tagi
Jos kyselyyn vastaajille halutaan antaa jokin yhteinen tagi, kirjoitetaan se tähän. Tagin avulla kyselyyn vastanneet on helppo löytää jälkikäteen CRM:stä.

Salli henkilötietojen päivitys
Jos henkilön tiedot löytyvät jo järjestelmästä, saako järjestelmä päivittää hänen tietonsa, jos niissä on muutoksia. Tunnistavana tekijänä tietojen päivivyksessä käytetään sähköpostiosoitetta.

Salli uusien yritysten lisäys järjestelmään
Jos kyselylomakkeella on yritystietoelementti (eli kysytään vastaajan edustamaa yritystä), järjestelmä käy CRM:n yritystiedot läpi yrittäen löytää kyseisen yrityksen tietokannastaan ensisijaisesti Y-tunnuksella ja toissijaisesti nimellä. Jos yritystä ei löydy, sitä ei automaattisesti lisätä uutena järjestelmään, vaan ainoastaan silloin, mikäli "salli uusien yritysten lisäys järjestelmään"-kohdassa on ruksi.

Huomioi, että vastaajat saattavat kirjoittaa yritysten nimet eri tavoilla ja annetuissa tiedoissa voi olla kirjoitusvirheitä, jolloin CRM:ään saattaa mennä sama yritys useampaan kertaan eri nimillä.

Tagi, joka lisätään yritykselle
Jos kyselyyn vastanneille yrityksille halutaan antaa jokin yhteinen tagi, kirjoitetaan se tähän. Tagin avulla kyselyyn vastanneet yritykset on helppo löytää jälkikäteen CRM:stä.

Määritetään, mitä tietoja lomakkeelta välitetään CRM:n asiakastietoihin.

Määritetään, mitä tietoja lomakkeelta välitetään CRM:n asiakastietoihin.


Muut asetukset / tiedonkeräyksen toiminnot

Liidin linkittäminen myynnin seurannan tauluun

Erilaisten liidien keräyslomakkeiden tiedot saa siirtymään suoraan järjestelmän myynnin seurannan tauluun.

Valitaan alasvetovalikosta oikea myynnin seurannan taulu, mihin liidi halutaan siirtää.

  • Kyselylomakkeessa tulee olla joko yritys- tai henkilötietoelementti, jotta liidi voidaan siirtää myynnin seurantaan.
  • Haluttu myynnin seurannan taulu tulee olla valmiiksi luotuna järjestelmään.
Liidien tiedot saa siirtymään tiedonkeräyksestä suoraan järjestelmän myynnin seurannan tauluun.

Liidien tiedot saa siirtymään tiedonkeräyksestä suoraan järjestelmän myynnin seurannan tauluun.


Tilauksen generoiminen tiedonkeräyksen avulla

Tiedonkeräyslomakkeelta pystyy generoimaan tilauksia suoraan järjestelmään, mikä tuo helpotusta toimintaan, kun asiakkaan haluamista tuotteista tai palveluista muodostuu suoraan tilaus järjestelmään. Tilauksesta lähtee automaattisesti asiakkaalle myös lasku.

  • Sivun alareunassa olevasta "Myynti"-laatikosta tulee olla rastitettuna "Salli tilausten tuonti", jotta järjestelmä siirtää tiedonkeräyksen kautta tehdyn tilauksen järjestelmän tilauksiin.
  • Tämän lisäksi itse kyselylomakkeelta tulee löytyä "tuotteet"-elementti, jonka avulla myytävät tuotteet on linkitetty kyselylomakkeelle.

Tarkempi ohje: Tilauksen generointi tiedonkeräyksestä >>


Tiedonkeräyslomakkeelta pystyy generoimaan tilauksia suoraan järjestelmään.

Tiedonkeräyslomakkeelta pystyy generoimaan tilauksia suoraan järjestelmään.