Järjestelmän tiedonkeräystyökalulla pystyy toteuttamaan sekä yksinkertaisia että monimutkaisempia kyselyitä. Työkalulla onnistuu mm. erilaisten tutkimusten, hakemusten, tilauslomakkeiden, kilpailujen ja ilmoittautumisten toteuttaminen.
Katso ensin ohje uuden tiedonkeräyslomakkeen luomisesta ja perusasetuksista. (vaihe 1)
Tässä ohjeessa käydään läpi, miten itse kysely muotoillaan editorin avulla. (vaihe 2)
Lopuksi valmis kysely voidaan upottaa kotisivuille artikkeliin. (vaihe 3)
-
Kyselyn perusasetuksia ja itse kyselylomaketta voi täydentää ja muokata missä järjestyksessä tahansa (eli vaiheet 1 ja 2 voidaan tehdä missä järjestyksessä tahansa).
- Kyselyä ei tarvitse tehdä yhdellä kerralla kuntoon, kunhan muistaa välissä tallentaa.
- Tarkista kysely huolellisesti ennen sen lähettämistä / asettamista julkiseksi. Muista esikatsella myös mobiilissa.
- Osaa asetuksista ja esim. valittua kysymyselementtiä ei kannata vaihtaa enää sen jälkeen, kun kyselyyn on saatu vastauksia.
- Mahdolliset kirjoitusvirheet esim. kiitosviestissä, sähköpostivahvistuksessa tai kysymysten kirjoitusasussa on mahdollista korjata, vaikka kysely olisi jo lähtenyt ja käynnissä.
Videon sisältö:
00:00 Yleisesittely
01:10 Uuden lomakkeen luominen ja perustiedot
03:51 Kyselyn muotoilu editorin avulla
05:45 Kyselyn upottaminen kotisivujen artikkeliin
Kyselylomakkeen muotoilu editorilla
1. Kysely muotoillaan tiedonkeräystyökalun editori-välilehdellä. Oikean reunan sisältöeditorista voidaan:
- raahata eri elementtejä haluttuun kohtaan kyselylomakkeen sisältöalueelle.
- klikata haluttua elementtiä, jolloin se ilmestyy lomakkeen viimeiseksi.
2. Kirjoitetaan valittuun kysymystyyppiin teksti / kysymys.
3. Elementissä olevan kynäikonin takaa pääsee muokkaamaan kyseisen kysymyksen asetuksia. Asetusten määrä vaihtelee kysymystyypeittäin.
4. Jokaisen kysymyksen takaa löytyy ainakin seuraavat asetukset:
- Tiedon säilytysaika vastauksesta (kuinka kauan vastauksia säilytetään järjestelmässä)
- Ikuisesti
- Kolme kuukautta
- Kuusi kuukautta
- Vaaditaan (onko kysymykseen vastaaminen pakollista)
Lopuksi tulee muistaa klikata
→ "Aseta"
5. Kun kaikki kysymykset ja kyselyn sisältö on laadittu valmiiksi painetaan
→ "Tallenna".
Tallentamista kannattaa tehdä myös pitkin kyselyn rakentamista.
6. Kyselylomaketta voidaan esikatsella missä tahansa vaiheessa klikkaamalla
→ "Esikatsele"
Huom. Esikatselusivun url-osoite toimii myös linkkinä kyselyyn, mikäli kyselyä ei haluta upottaa kotisivujen artikkeliin, vaan jakaa pelkällä linkillä.
Kysymyslomakkeen elementit
Tiedonkeräyksen editorissa kysymyslomakkeen elementit ovat jaettu kolmeen ryhmään:
1. Kysymykset
Valitaan, missä muodossa kysymyksiä halutaan vastaajilta kysyä (erilaisten kysymyselementtien avulla voidaan muotoilla vastaajille esim. valmiita vastausvaihtoehdot, avoimet kysymykset, lineaarinen skaala...)
2. Sisältö
Lomakkeelle voidaan tuoda esimerkiksi kuvia tai lisätä tekstiä.
3. Toiminnot
Lisää kyselyyn vastaajan yksilöivät kontaktitiedot.
Tekstikenttä
Tekstikenttä-kysymyksiä käytetään, kun vastaajilta halutaan saada omin sanoin muotoiltu kirjallinen / sanallinen vastaus. Vastaustilan määrä tässä elementissä on rajallinen.
Tekstilaatikko
Tekstilaatikko-kysymyksiä käytetään erilaisiin avoimiin kysymyksiin silloin, kun vastaajilta halutaan saada omin sanoin muotoiltu kirjallinen / sanallinen vastaus. Tekstilaatikko-elementissä vastaustilaa on reilusti.
Numeerinen
Numeerinen-kysymyksiä käytetään, kun vastaajilta halutaan saada vastaus numeromuodossa. Kenttä ei hyväksy vastaukseksi muita kuin numeroita.
Päivämäärä
Päivämäärä-kysymykseen saa vastauksen päivämäärämuodossa.
Klikkaamalla vastauskenttää avautuu kalenteri näkymä, josta vastaaja voi valita päivämäärän.
Päivämäärävalinnan ajanjaksoa voidaan rajata.
Oletukseksi voidaan asettaa kuluva päivä.
Alasvetovalikko
Alasvetovalikkoon voi lisätä haluamansa vastausvaihtoehdot, jotka tulevat näkyviin alasvetovalikkoon.
Vastausvaihtoehtoina voi olla numeroita, sanoja tai pidempiä lauseita. Vastausvaihtoehdot muotoillaan itse alasvetovalikko-elementin asetuksista (kynäikonin takaa).
Valintaruudut
Valintaruutu-kysymyksessä voi lisätä haluamansa vastausvaihtoehdot ja vastaaja rastittaa haluamansa vaihtoehdon/vaihtoehdot.
Vastausvaihtoehdot muotoillaan itse kirjoittamalla haluttu vastausvaihtoehto ja klikkaamalla "Lisää" (tai painamalla Enter).
Elementin asetuksista (kynäikonin takaa) asetetaan valintaruutujen tyyppi, jolla asetetaan sallittujen vastausvalintojen määrä:
"Checkbox" = vastaaja saa valita useamman vastausvaihtoehdon (määrän pystyy määrittäämään)
"Radiobutton" = vastaaja saa valita vain yhden vastausvaihtoehdon.
Lineaarinen skaala
Lineaarisella skaalalla voidaan tehdä Likert-asteikoillisia kysymyksiä.
Kirjoitetaan kysymys, valitaan asteikko (yleensä esim. 5 tai 7 vastausvaihtoehtoa) ja kirjoitetaan asteikolle ääripäät.
Elementin asetuksista (kynäikonin takaa) pääsee säätämään mm. arvoasteikon alku- ja loppupään arvot.
Maa
Toimialaluokka
Tuotteet
Tuotteet-kysymyksen avulla voidaan generoida tilauksia suoraan järjestelmään.
Kirjoitetaan tilauksen generointiin sopiva kysymysteksti. Etsitään haun avulla tuotehallinnassa olevia tuotekortteja, joita asiakas voi valita ja näistä generoidaan järjestelmään tilaus.
Tiedostonsiirto
Tiedostonsiirron avulla vastaajia voidaan pyytää lähettämään erilaisia tiedostoja, kuten kuvia ja erilaisia dokumentteja.
Esim. työnhakijoita voidaan pyytää toimittamaan CV tiedostonsiirtona.
2. Sisältö
Kuva-, teksti-, väliotsikko- ja erotinelementtejä voi ja kannattaa käyttää sivun muotoiluun ja asetteluun.
Ehdollinen alue
Usein kyselyn vastaajilta kannattaa kysyä myös perustelua heidän antamalleen vastausvaihtoehdolle. Tarkentavia kysymyksiä vastaajien antamien vastausten pohjalta voidaan muodostaa ns. ehdollisen alueen avulla.
Sivunvaihto
Etenkin pitkissä kyselyissä tai kyselyissä, jotka sisältävät eri osioita, kannattaa käyttää sivunvaihtoa selkiyttämään kyselyä.
Sivunvaihdon kohtaan tulee näkyviin "seuraava"-painikie.
3. Toiminnot
Henkilötiedot
Henkilötiedot-elementillä saa yksilöityä vastaajan tiedot. Vastaajan tiedot tallennetaan aina järjestelmän CRM-tietokantaan, mikäli lomakkeella on henkilötietoelementti. Järjestelmä vertaa lomakkeelta löytyvää sähköpostiosoitetta CRM:stä löytyviin sähköpostiosoitteisiin.
Vastaajalta kysyttävät henkilötiedot määritetään elementin asetuksista (kynäikonin takaa).
Yritystiedot
Järjestelmän CRM:n yritystiedot käydään läpi, jos yritystietoelementti on lomakkeella. Mikäli uusia yrityksiä halutaan lisätä järjestelmään täytyy tämä erikseen sallia Asetukset-välilehdellä laittamalla rasti kohtaan "salli uusien yritysten lisäys järjestelmään".
Laskutustiedot
"Laskutustiedot"-elementti lisää lomakkelle kysymyksen asiakkaan laskutustavasta. Tieto siirtyy suoraan CRM:ään kontaktin taakse "laskutus"-välilehdelle.
"Laskutustiedot"-elementti vaatii, että kyselyssä on mukana myös "henkilötiedot"- tai "yritystiedot"-elementti.
Valmis kysely voidaan upottaa yrityksen kotisivuille tai lähettää asiakkaille sähköpostiin liitettynä linkkinä (huom. varsinaista kyselylomaketta ei voida upottaa suoraan sähköpostiviestiin).