Järjestelmän tiedonkeräystyökalulla pystyy toteuttamaan sekä yksinkertaisia että monimutkaisempia kyselyitä. Työkalulla onnistuu mm. erilaisten tutkimusten, hakemusten, tilauslomakkeiden, kilpailujen ja ilmoittautumisten toteuttaminen.
Katso ensin ohje uuden tiedonkeräyslomakkeen luomisesta ja perusasetuksista. (vaihe 1)
Tässä ohjeessa käydään läpi, miten itse kysely muotoillaan editorin avulla. (vaihe 2)
Lopuksi valmis kysely voidaan upottaa kotisivuille artikkeliin. (vaihe 3)
-
Kyselyn perusasetuksia ja itse kyselylomaketta voi täydentää ja muokata missä järjestyksessä tahansa (eli vaiheet 1 ja 2 voidaan tehdä missä järjestyksessä tahansa).
- Kyselyä ei tarvitse tehdä yhdellä kerralla kuntoon, kunhan muistaa välissä tallentaa.
- Tarkista kysely huolellisesti ennen sen lähettämistä / asettamista julkiseksi. Muista esikatsella myös mobiilissa.
- Osaa asetuksista ja esim. valittua kysymyselementtiä ei kannata vaihtaa enää sen jälkeen, kun kyselyyn on saatu vastauksia.
- Mahdolliset kirjoitusvirheet esim. kiitosviestissä, sähköpostivahvistuksessa tai kysymysten kirjoitusasussa on mahdollista korjata, vaikka kysely olisi jo lähtenyt ja käynnissä.
Videon sisältö:
00:00 Yleisesittely
01:10 Uuden lomakkeen luominen ja perustiedot
03:51 Kyselyn muotoilu editorin avulla
05:45 Kyselyn upottaminen kotisivujen artikkeliin
Kyselylomakkeen muotoilu editorilla
1. Kysely muotoillaan tiedonkeräystyökalun editori-välilehdellä. Oikean reunan sisältöeditorista voidaan:
- raahata eri elementtejä haluttuun kohtaan kyselylomakkeen sisältöalueelle.
- klikata haluttua elementtiä, jolloin se ilmestyy lomakkeen viimeiseksi.
Kysely muotoillaan sisältöeditorilla. Halutut kysymykset ja muut sisällöt raahataan sisältöalueelle.
2. Kirjoitetaan valittuun kysymystyyppiin teksti / kysymys.
Kun haluttu kysymyselementti on siirretty sisältöalueelle, kirjoitetaan kysymys sille osoitettuun kohtaan.
3. Elementissä olevan kynäikonin takaa pääsee muokkaamaan kyseisen kysymyksen asetuksia. Asetusten määrä vaihtelee kysymystyypeittäin.
Kysymyselementeistä löytyy kynäikoni, jonka takaa kysymyksen asetuksia muokataan.
4. Jokaisen kysymyksen takaa löytyy ainakin seuraavat asetukset:
- Tiedon säilytysaika vastauksesta (kuinka kauan vastauksia säilytetään järjestelmässä)
- Ikuisesti
- Kolme kuukautta
- Kuusi kuukautta
- Vaaditaan (onko kysymykseen vastaaminen pakollista)
Lopuksi tulee muistaa klikata
→ "Aseta"
Määritetään kysymykset asetukset kohdalleen ja klikataan "aseta".
5. Kun kaikki kysymykset ja kyselyn sisältö on laadittu valmiiksi painetaan
→ "Tallenna".
Tallentamista kannattaa tehdä myös pitkin kyselyn rakentamista.
Kun kysely on valmis klikataan "Tallenna".
6. Kyselylomaketta voidaan esikatsella missä tahansa vaiheessa klikkaamalla
→ "Esikatsele"
Huom. Esikatselusivun url-osoite toimii myös linkkinä kyselyyn, mikäli kyselyä ei haluta upottaa kotisivujen artikkeliin, vaan jakaa pelkällä linkillä.
Kysymyslomakkeen elementit
Tiedonkeräyksen editorissa kysymyslomakkeen elementit ovat jaettu kolmeen ryhmään:
1. Kysymykset
Valitaan, missä muodossa kysymyksiä halutaan vastaajilta kysyä (erilaisten kysymyselementtien avulla voidaan muotoilla vastaajille esim. valmiita vastausvaihtoehdot, avoimet kysymykset, lineaarinen skaala...)
2. Sisältö
Lomakkeelle voidaan tuoda esimerkiksi kuvia tai lisätä tekstiä.
3. Toiminnot
Lisää kyselyyn vastaajan yksilöivät kontaktitiedot.
Tekstikenttä
Tekstikenttä-kysymyksiä käytetään, kun vastaajilta halutaan saada omin sanoin muotoiltu kirjallinen / sanallinen vastaus. Vastaustilan määrä tässä elementissä on rajallinen.
Esimerkki "tekstikenttä"-elementillä tehdystä kysymyksestä.
Tekstilaatikko
Tekstilaatikko-kysymyksiä käytetään erilaisiin avoimiin kysymyksiin silloin, kun vastaajilta halutaan saada omin sanoin muotoiltu kirjallinen / sanallinen vastaus. Tekstilaatikko-elementissä vastaustilaa on reilusti.
Esimerkki "tekstilaatikko"-elementillä tehdystä kysymyksestä. Vastaustilaa on enemmän kuin tekstikentässä.
Numeerinen
Numeerinen-kysymyksiä käytetään, kun vastaajilta halutaan saada vastaus numeromuodossa. Kenttä ei hyväksy vastaukseksi muita kuin numeroita.
Esimerkki "numeerinen"-elementillä tehdystä kysymyksestä. Vastaukseksi kelpaa vain numerot.
Päivämäärä
Päivämäärä-kysymykseen saa vastauksen päivämäärämuodossa.
Klikkaamalla vastauskenttää avautuu kalenteri näkymä, josta vastaaja voi valita päivämäärän.
Päivämäärävalinnan ajanjaksoa voidaan rajata.
Oletukseksi voidaan asettaa kuluva päivä.
Esimerkki "päivämäärä"-elementillä muodostetusta kysymyksestä.
Alasvetovalikko
Alasvetovalikkoon voi lisätä haluamansa vastausvaihtoehdot, jotka tulevat näkyviin alasvetovalikkoon.
Vastausvaihtoehtoina voi olla numeroita, sanoja tai pidempiä lauseita. Vastausvaihtoehdot muotoillaan itse alasvetovalikko-elementin asetuksista (kynäikonin takaa).
Esimerkki alasvetovalikosta. Vastausvaihtoehdot muotoillaan itse elementin asetuksista (kynäikonin takaa).
Valintaruudut
Valintaruutu-kysymyksessä voi lisätä haluamansa vastausvaihtoehdot ja vastaaja rastittaa haluamansa vaihtoehdon/vaihtoehdot.
Vastausvaihtoehdot muotoillaan itse kirjoittamalla haluttu vastausvaihtoehto ja klikkaamalla "Lisää" (tai painamalla Enter).
Elementin asetuksista (kynäikonin takaa) asetetaan valintaruutujen tyyppi, jolla asetetaan sallittujen vastausvalintojen määrä:
"Checkbox" = vastaaja saa valita useamman vastausvaihtoehdon (määrän pystyy määrittäämään)
"Radiobutton" = vastaaja saa valita vain yhden vastausvaihtoehdon.
Esimerkki valintaruuduista. Vastaajalle voidaan asettaa oikeus valita kaikki vaihtoehdot tai esimerkiksi vain yksi vastausvaihtoehto.
Lineaarinen skaala
Lineaarisella skaalalla voidaan tehdä Likert-asteikoillisia kysymyksiä.
Kirjoitetaan kysymys, valitaan asteikko (yleensä esim. 5 tai 7 vastausvaihtoehtoa) ja kirjoitetaan asteikolle ääripäät.
Elementin asetuksista (kynäikonin takaa) pääsee säätämään mm. arvoasteikon alku- ja loppupään arvot.
Lineaarisella skaalalla voidaan muodostaa Likert-asteikoillisia kysymyksiä, joissa tutkitaan kuinka samaa tai eri mieltä vastaaja on esitetyn väittämän kanssa.
Maa
Toimialaluokka
Tuotteet
Tuotteet-kysymyksen avulla voidaan generoida tilauksia suoraan järjestelmään.
Kirjoitetaan tilauksen generointiin sopiva kysymysteksti. Etsitään haun avulla tuotehallinnassa olevia tuotekortteja, joita asiakas voi valita ja näistä generoidaan järjestelmään tilaus.
Esimerkki "tuotteet"-elementistä.
Tiedostonsiirto
Tiedostonsiirron avulla vastaajia voidaan pyytää lähettämään erilaisia tiedostoja, kuten kuvia ja erilaisia dokumentteja.
Esim. työnhakijoita voidaan pyytää toimittamaan CV tiedostonsiirtona.
Esimerkki "tiedostonsiirto"-elementistä.
2. Sisältö
Kuva-, teksti-, väliotsikko- ja erotinelementtejä voi ja kannattaa käyttää sivun muotoiluun ja asetteluun.
Ehdollinen alue
Usein kyselyn vastaajilta kannattaa kysyä myös perustelua heidän antamalleen vastausvaihtoehdolle. Tarkentavia kysymyksiä vastaajien antamien vastausten pohjalta voidaan muodostaa ns. ehdollisen alueen avulla.
Esimerkki ehdollisesta alueesta. Vastaaja on valinnut vastausvaihtoehdon 4, jonka jälkeen hänelle avautuu lisäkysymys.
Sivunvaihto
Etenkin pitkissä kyselyissä tai kyselyissä, jotka sisältävät eri osioita, kannattaa käyttää sivunvaihtoa selkiyttämään kyselyä.
Sivunvaihdon kohtaan tulee näkyviin "seuraava"-painikie.
Kohtaan, mihin sivunvaihto-elementti sijoitetaan ilmestyy "seuraava"-painike, josta vaihdetaan sivua.
3. Toiminnot
Henkilötiedot
Henkilötiedot-elementillä saa yksilöityä vastaajan tiedot. Vastaajan tiedot tallennetaan aina järjestelmän CRM-tietokantaan, mikäli lomakkeella on henkilötietoelementti. Järjestelmä vertaa lomakkeelta löytyvää sähköpostiosoitetta CRM:stä löytyviin sähköpostiosoitteisiin.
Vastaajalta kysyttävät henkilötiedot määritetään elementin asetuksista (kynäikonin takaa).
"Henkilötiedot"-elementti lisättynä kyselylomakkeelle.
Yritystiedot
Järjestelmän CRM:n yritystiedot käydään läpi, jos yritystietoelementti on lomakkeella. Mikäli uusia yrityksiä halutaan lisätä järjestelmään täytyy tämä erikseen sallia Asetukset-välilehdellä laittamalla rasti kohtaan "salli uusien yritysten lisäys järjestelmään".
"Yritystiedot"-elementti lisättynä kyselylomakkeelle.
Laskutustiedot
"Laskutustiedot"-elementti lisää lomakkelle kysymyksen asiakkaan laskutustavasta. Tieto siirtyy suoraan CRM:ään kontaktin taakse "laskutus"-välilehdelle.
"Laskutustiedot"-elementti vaatii, että kyselyssä on mukana myös "henkilötiedot"- tai "yritystiedot"-elementti.
Esimerkki henkilö- ja laskutustiedoista kyselylomakkeella.
Valmis kysely voidaan upottaa yrityksen kotisivuille tai lähettää asiakkaille sähköpostiin liitettynä linkkinä (huom. varsinaista kyselylomaketta ei voida upottaa suoraan sähköpostiviestiin).