Usein kysyttyjä kysymyksiä järjestelmän käytöstä.
Miten kutsun henkilön käyttäjäksi?
Miten vaihdan asiakkaan käyttäjätunnuksen?
Asiakas ei pääse kirjautumaan, hänellä on samalla sähköpostilla kaksi tiliä.
Miten lisään käyttäjälle roolin?
Miten muokkaan rooleja?
Miten lisään yrityksen CRM:n kontakteihin?
Miten muutan sopimuksen seuraavan maksupäivän / laskupäivän?
Miten päätän sopimuksen?
Sopimus ei generoi laskuja oikein
Miksi tuote ei näy verkkokaupassa?
Miten lisään uuden peruutusryhmän?
Miten automatisoin postituslistan / luon uusia sääntöjä postituslistaan?
Maksumuistutukset, miten lisään maksumuistutukset, miten lisään maksumuistutusmaksun?
Miten muokkaan lähetystapojen laskutuslisiä?
Miten lähetän laskun uudelleen?
Miten ylisuoritukset toimivat?
Asiakkaan laskun maksaa yritys, miten saan laskun kohdistettua yritykselle?
1. Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
Etsitään haluttu henkilö järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikataan henkilökortti auki nimestä.
(Huom. Henkilö tulee siis olla ensin lisättynä CRM:ään ennen kuin hänelle voidaan lähettää käyttäjäkutsu)
2. Tämän jälkeen henkilökortilla:
→ alhaalta vasemmalta "Lisää"
→ "Kutsu henkilö käyttäjäksi"
3. Henkilö saa sähköposti-ilmoituksen käyttäjäkutsusta.
4. Linkkiä klikkaamalla hän pääsee täydentämään yhteystietonsa ja määrittelemään itselleen salasanan palveluun. Käyttäjätunnuksena toimii henkilön sähköpostiosoite.
Rekisteröitymisen jälkeen henkilö pääsee kirjautumaan palveluun.
Hänen tulee myös tietää, mistä pääsee kirjautumaan palveluun.
1. Valitaan järjestelmän hallintapuolelta
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
Etsitään järjestelmästä haluttu henkilö ja klikataan henkilökortti auki nimestä.
2. "Henkilö"-välilehdeltä löytyy otsikko "Käyttäjätiedot" ja sen alta kohta "Käyttäjätunnus". Muutetaan tähän asiakkaan haluama sähköposti ja painetaan tallenna.
3. Muutetaan tarvittaessa uusi sähköpostiosoite myös henkilön yhteystietoihin.
Painetaan tallenna.
4. Pyydetään asiakasta kirjautumaan ulos tunnuksiltaan ja kirjautumaan uudestaan sisään uudella käyttäjätunnuksella.
Salasana pysyy ennallaan.
Jos järjestelmässänne on asiakkaita, joilla on useampia tilejä, jotka jakavat saman sähköpostin, on asiakkaan käyttäjätilit yhdistettävä, jotta esimerkiksi appi toimii oikein.
Jos järjestelmästänne löytyy asiakkaita, joilla on kaksi tai useampia tilejä, niin laittakaa tukipyyntö järjestelmän admin-hallinnan kautta. Jokaisesta näkymästä löytyy "tuki"-symboli (henkilö luurit päässä). Ilmoittakaa viestissä asiakkaan sähköpostiosoite, niin yhdistämme käyttäjäprofiilit.
Rooleja voidaan lisätä käyttäjille neljällä eri tavalla:
- Henkilökortin kautta
- Roolien hallinnan kautta
- Verkkokaupan tuotekorttien kautta
- Hakutyökalun kautta (erityisesti massalisäykset)
Tapa 1. Roolien lisääminen henkilökortin kautta:
1. Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
Etsitään haluttu henkilö järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikataan henkilökortti auki nimestä.
2. Tämän jälkeen henkilökortilla:
→ "Käyttäjätiedot"-laatikon alta löytyy kenttä "Roolit"
→ Kirjoitetaan henkilön roolit tähän (Huom! roolit tulee olla luotuna roolien hallintaan ennen niiden lisäämistä henkilölle).
→ Painetaan lopuksi "Tallenna"
Henkilölle on nyt asetettu rooli / roolit.
Katso muut tavat roolien lisäämisen alla olevasta linkistä.
Asiakkaiden roolien muokkaaminen tapahtuu samalla tavalla kuin niiden lisääminen.
Rooleja voidaan lisätä / muokata käyttäjille neljällä eri tavalla:
- Henkilökortin kautta (CRM → Kontaktit → Henkilöt → avataan henkilökortti ja alla kohta käyttäjätiedot)
- Roolien hallinnan kautta (Asetukset → Roolit → Roolien hallinta → Henkilöt-välilehti)
- Verkkokaupan tuotekorttien kautta (Myynti → Tuotteet → Tuotteet → Tuotekortilta kohta "Roolit")
- Hakutyökalun kautta (erityisesti massalisäykset) (CRM → Kontaktit → Henkilöt → Hakutyökalu)
Jos mahdollista, niin roolit kannattaa määrittää päivittymään verkkokaupan tuotteiden kautta. Tällöin aina kun asiakas ostaa uuden tuotteen niin hänen roolit sekä käyttöoikeudet päivittyvät hänen ostamiinsa tuotteisiin tai palveluihin liitettyjen roolien mukaan.
- Henkilö pitää olla kutsuttuna käyttäjäksi tai rekisteröitynyt, jotta rooleja voi hänelle lisätä.
1. Siirrytään CRM:n yrityskontakteihin valitsemalla järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Yritykset"
2. Klikataan "Lisää yritys"
3. Kirjoitetaan yrityksen nimi tai y-tunnus lomakkeen kenttiin ja klikataan suurennuslasi-kuvaketta. Järjestelmä hakee yrityksen tiedot automaattisesti YTJ:stä.
Mikäli tiedot eivät täydenny automaattisesti, täytetään kentät käsin.
Tiedot kannattaa jo tässä vaiheessa lisätä mahdollisimman täydellisinä.
4. Yrityksen perustietojen täyttämisen lisäksi lomakkeelle voi merkitä yritykselle asiakasvastaavan ja asiakastyypin sekä yritykselle lisättäviä tageja.
Tagien avulla CRM:n kontakteja pystyy ryhmittelemään.
5. Lopuksi painetaan "Tallenna".
6. Valitsemalla "Pysy täällä" pysytään järjestelmän yrityslistausnäkymässä ja voidaan jatkaa esimerkiksi lisäämään toisen uuden yrityksen tiedot.
Valitsemalla "Siirry kontaktiin" järjestelmä avaa juuri luodun yrityksen yrityskortin.
Huom. Voit myös täydentää minkä tahansa järestelmästä löytyvät yrityksen tiedot CRM:n yrityskortilta alhaalta "Lisää"-painikkeesta, valitsemalla siitä "Hae yrityksen tiedot Y-tunnuksella".
Sopimuksen maksupäivää ja laskupäivää voidaan muuttaa esimerkiksi maksusuunnitelman luomisen takia.
- Valitaan järjestelmän hallintapuolella
Myynti → Myynti → Sopimukset, valitse haluamasi sopimus. - Valitse laskutus-välilehti
- Muokkaa seuraava laskutuspäivä haluamaksesi ja eräpäivä muuttuu maksuehdon mukaan.
- Paina tallenna
- Paina luo seuraava lasku tai anna järjestelmän luoda se automaattisesti, jos lähetä laskut automaattisesti on valinnassa Kyllä.
Sopimuksen päättäminen tapahtuu seuraavasti.
Sopimuksessa on irtisanomisaika:
- Avataan Myynti → Myynti → Sopimukset, valitaan haluttu sopimus.
- Muutetaan sopimuksen tyyppi määräaikaiseksi, ellei se jo ole.
- Määritä sopimuksen lopetus päivämäärä ja sopimuksen päättämisen syy.
Ilman irtisanomisaikaa:
- vataan Myynti → Myynti → Sopimukset, valitaan haluttu sopimus.
- Alatunnisteessa on vihreällä kohta "Käsittele". Klikataan tästä ja valitaan "sopimus päätetty".
- Valitaan päättämisen syy ja painetaan "päätä sopimus".
- Sopimus päättyy heti.
Tarkoittaa yleensä, että sopimus ei generoi laskuja tai nämä eivät suostu lähtemään automaattisesti:
- Mene myynti -> myynti -> sopimukset
- Ja valitse haluamasi sopimus
- Sopimuksen välilehdellä on punainen varoituskolmio, jos sopimus on sellaisessa tilassa, että laskuja ei muodostu.
- Kun viet hiiren kursorin varoituksen päälle, ohjelma kertoo miksi laskuja ei voi generoida.
- Laskulistalla on ensimmäisessä sarakkeessa valintanappi, joka ei ole valittavissa, jos laskua ei voida lähettää.
- Viemällä hiiren kursori valintanapin päälle ohjelma kertoo miksi laskua ei voi lähettää.
- Esimerkiksi asiakkaalla ei ole voimassa olevaa verkkolaskutusosoitetta. -> Pyydä asiakasta tarkistamaan verkkolaskutussopimus verkkopankistaan ja pyydä häntä tarvittaessa tilaamaan uusi verkkolaskutussopimus.
Tuote ei näy verkkokaupassa
Tarkista, että tuotekortilla on seuraavat asetukset kohdallaan:
Tuotekortin "Näkyvissä"-kohtaan on asetettu "Kyllä".
Tuotekortti on liitetty johonkin verkkokaupan kategoriaan, kohdassa "Kategoriat.
Uusi peruutusryhmä lisätään seuraavalla tavalla.
- Mene Markkinointi -> Sähköpostimarkkinointi -> Peruutusryhmät
- Valitse Lisää uusi. Nimeä peruutusryhmä
Valitaan järjestelmän hallintapuolelta
→ Markkinointi
→ Sähköpostimarkkinointi
→ Postituslistat
- Avataan listalta se postituslista, jolle halutaan lisätä sääntö. Jos postituslistaa ei ole vielä luotu, voidaan luoda kokonaan uusi lista valitsemalla "lisää uusi".
- Klikataan sivun alareunasta "muokkaa sääntöjä".
Kirjoitetaan kenttään se tagi, jonka mukaan halutaan luoda postituslistalle sääntö.
Henkilön tagi lisää postituslistalle osoitteita CRM:n henkilökontakteista (eli kaikki ne henkilöt, joille kyseinen tagi on lisätty)
Yrityksen tagi lisää postituslistalle osoitteita CRM:n yrityskontakteista (eli kaikki ne henkilöt, jotka on liitetty kyseisen tagin omaavan yrityksen alle).
- Jos haluaa tagin lisäksi rajata henkilöitä esimerkiksi kaupungin perusteella, klikkaa "lisää uusi sääntö".
- Tehtävänimike alasvetovalikosta löytyy vaihtoehdot, valitse siitä mieluinen esimerkiksi kaupunki ja kirjoita haluamasi kaupunki ja
- Lopuksi painetaan "tallenna".
- Päivitä sivu ja postituslista on päivittynyt ja päivittyy jatkossakin automaattisesti tagien perusteella.
Videossa postituslistojen automatisointi tageilla.
Mene taloushallinto -> myyntilaskut -> laskutusasetukset
- Ohjaustiedoista löydät kohdan 1. maksumuistutus ja 2. maksumuistutus.
- Voit määritellä ensimmäisen ja toisen maksumuistutuksen lähetysajan laskun lähetyspäivästä.
- Voit määritellä ensimmäisen ja toisen maksumuistutuksen hinnan, yleensä ensimmäisessä 0,00€ ja toisessa 5,00€.
- Toiseen maksumuistutukseen voit asettaa asetuksen muistutus postilla.
- Voit määritellä ensimmäisen ja toisen maksumuistutuksen muistutustekstit.
- Muista painaa tallenna muutokset.
Mene taloushallinto -> myyntilaskut -> laskutusasetukset
- Ohjaustiedoista löytyy kohta Laskujen lähetystavat ja laskutuslisät
- Löydät kaikki lähetystavat ja niille asetetut laskutuslisät.
- Voit muuttaa niitä tarpeen mukaan, muista tallentaa muutokset.
Jos Lasku on lähetetty väärään sähköpostiosoitteeseen, se on mahdollista lähettää uudelleen toiseen osoitteeseen kirjoittamalla uusi sähköpostiosoite ja lähettämällä lasku. Tallennusta ei tarvita.
- Myös laskutustapaa voi vaihtaa, tallennus näissä toimii lähetyksen yhteydessä.
- Jos laskussa on jotain muuta vikaa kuin toimitustapa (esim, väärä hinta, alennus tai eräpäivä) on laskusta tehtävä hyvityslasku ja lähetettävä se hyvityslasku.
- Luo sitten kopio alkuperäisestä laskusta, jotta pystyt luomaan luonnoslaskun, jota voi muokata ja lähettää.
- Laskun tiedot eivät lain mukaan saa muuttua.
Ylisuoritukset ovat sellaisia, että asiakas on maksanut laskunsa summalla, joka ylittää laskun loppusumman. Järjestelmän pitäisi silloin hajottaa maksusuoritus kahteen osaan.
- Ensimmäinen osa on laskun loppusummaa vastaava, joka kiinnitetään itsestään laskulle. Toinen osa on loppusumman ylittävä osa, joka jää suorituslistalle orpona.
- Kun avaat myyntilaskujen suorituslistan klikkaa sarakkeen "Lasku" otsikkoa niin että järjestelmä näyttää "Ei Laskua" - suoritukset ensimmäisenä.
- Tämän jälkeen voit klikata suorituksen auki Nro sarakkeen linkistä. Maksupäivää ei kannata tässä muuttaa.
- Kommenttikenttä sisältää pankista tulleen maksajan nimen. Ylinnä olevaan valintalaatikkoon voit syöttää laskun vastaanottajan, numeron tai viitteen.
- Avautuva lista näyttää vastaavat laskut, niiden loppusumman, avoinna summan, sekä tilan.
- Valitse vain haluamasi lasku ja klikkaa "Tallenna"
Ylisuorituksen kohdistaminen suorituspäiväkirjan kautta.
Ylisuorituksen kohdistaminen suorituspäiväkirjan kautta.
Ylisuorituksen kohdistaminen käsin.
Ylisuorituksen kohdistaminen käsin.
Mene CRM -> Yritykset -> valitse yritys tai lisää uusi
- Pysy samalla sivulla ja mene henkilöt välilehdelle ja paina lisää uusi
- Lisää haluamasi henkilö CRM:ästä ja paina liitä valittu henkilö
- Mene henkilön sopimukselle ja valitse laskutus-välilehti ja kirjoita kampanjakoodi kenttään yritystagi, joka tulee olla sama kaikilla henkilöillä, joiden maksut yritys maksaa. (esim. securitas)
- Kampanjakoodin alapuolelle merkitään, miten sopimuksen maksu jaetaan (prosenteissa tai euromääräisesti).
- Lisää kyseiseen sopimuksen tietoihin henkilön lisäksi kyseinen yritys (henkilön yläpuolelle).
Järjestelmä muodostaa kuukausittain koontilaskun yritykselle eritellen jokaisen henkilön omalle rivilleen. Nämä laskut pitää aina lähettää käsin (koska ne tulee tarkastaa ennen lähettämistä).
Lähettäminen muutoin kuin kuukauden välein lähettäminen onnistuu myös. Tällöin jokaisesta yrityksen "tukemasta" henkilöstä syntyy oma rivi per kuukausi.
Miten luon roolin?
Rooleilla voit määritellä eri profiilien käyttäjäoikeudet järjestelmässä, esimerkiksi henkilökunnan pääsy tiettyihin kategorioihin järjestelmässä tai asiakkaiden oikeudet artikkelien lukemiseen nettisivuilla.
- Mene asetukset -> roolit -> roolien hallinta ja Lisää rooli.
- Valitse roolille nimi ja paina lisää rooli.
- Klikkaa lisätyn roolin nimeä ja pystyt määrittelemään roolien käyttöoikeuksien hallinnasta nettisivujen käyttöoikeuksia.
- Käyttöoikeudet välilehdellä kaikissa kohdissa lukee aluksi harmaalla pohjalla ei asetettu, klikkaamalla haluamaasi käyttöoikeuskategoriaa tulee vaihtoehdoiksi, Kyllä, Ei, Rajoitettu tai Ei asetettu.
- Näin voit määritellä, mitä kyseisen roolin alla oleva henkilö voi sivuilla nähdä tai tehdä.
- Henkilöt välilehdeltä näet henkilöt, joilla on kyseinen rooli.
- Järjestelmä hakee automaattisesti CRM:ästä kaikki roolin alla olevat henkilöt.
Katso roolien määrittämisen ohje videolta ajassa 1.05.
Miten muokkaan rooleja?
Roolit kannattaa määrittää tuotteiden kautta, eli aina kun asiakas ostaa uuden tuotteen niin hänen roolit ja käyttöoikeudet päivittyvät asiakkaan ostamien tuotteisiin tai palveluihin liitettyjen roolien mukaan.
- Voit muokata rooleja käsin asiakkaan CRM:ässä voit lisätä tai poistaa niitä kohdasta CRM-> kontaktit -> henkilöt
- Henkilö pitää olla kutsuttuna käyttäjäksi tai rekisteröitynyt, jotta rooleja voi hänelle lisätä.
- Valitse haluamasi profiili ja hae profiililta otsikko Käyttäjätiedot, jonka alta löytyy Roolit, voit lisätä tai poistaa haluamasi roolin asiakkaalle.
Uuden otsikon lisääminen kotisivujen valikkoon
Valitaan järjestelmän hallintapuolella
→ "Kotisivut" ja sen alta
→ "Valikot"
- Valitaan
→ "Lisää uusi" ja annetaan valikon otsikolle nimi. - Painetaan vihreästä palkista "Valitse linkki"
- Tarkistetaan, että alisivusto on oikea ja haetaan artikkeli sivuston artikkeleista tai lisätään linkin osoite, jos sivusto on omien sivujen ulkopuolella.
- Painetaan
→ "Hyväksy" ja "
→ Tallenna" - Siirretään oikeaan paikkaan raahaamalla valikossa.
- Tarkempi ohje valikon muokkaamiseen >>
Miten muokkaan artikkelin kategoriaa ja rooleja kenellä on oikeus lukea artikkelia?
Artikkelin roolin avulla voit määritellä, kenellä on oikeus lukea artikkelia. Lue lisää roolien muokkaus kohdasta.
- Artikkelin kategoria löytyy artikkelin sisältöeditorista. Pystyt sieltä määrittämään, että minkä kategorian alla kyseinen artikkeli on nettisivuilla.
- Eli valitse artikkeli ja muokkaa sitä.
- Sisältöeditorista löydät kohdan asetukset ja sieltä katseluoikeudet.
- Katseluoikeuksiin voit laittaa roolin, jolla on oikeus lukea artikkelia.
Videossa sisältöjen katseluoikeuksien määrittäminen
Löydät kalenterin adminhallinnasta myynti – tuotteet – tuotteet
- Tuotteen tyyppi on ajanvaraus
- Jos tuote on näkyvissä: KYLLÄ niin se löytyy verkkokaupasta, jos näkyvissä: on EI sitä ei löydy verkkokaupasta.
- Jos tuotetta ei ole liitettynä mihinkään kategoriaan niin se ei näy verkkokaupassa missään kategoriassa. Liitä tuote siis johonkin kategoriaan. Esim. etusivu
Voit muuttaa asiakastilaa päälle ja pois päältä klikkaamalla päälle/pois päältä kohtaa, joka vaikuttaa kalenterin näkymään.
Voit vaihtaa kalenterin viikkonäkymäksi tai päivänäkymäksi klikkaamalla Viikkonäkymä: päällä/pois päältä
- Asiakastila päällä = Voit varata ajan itsellesi tunnuksillasi niin kuin kuka tahansa muukin asiakas
- Valitse kellonajat ja paina poista aikaväli käytöstä.
- Valitse syy esimerkiksi siivous ja paina vahvista.
- Näin poistat ajan kalenterista
- Valitse kellonajat ja paina tee varaus
- Täytä tilaajan tiedot CRM:ästä löytyvillä tiedoilla tai lisää uusi.
- Tarkista, että ajat ja asiakkaan tiedot on oikein ja paina tallenna.
- Aukeaa ikkuna, josta pääset takaisin kalenteriin tai juuri tehdylle tilaukselle.
Ajanvarauksen muokkaaminen
- Hallinnasta, eli myynti – myynti – tuotteet. Ja valitsemasi ajanvaraus -tuote
- Kun tuote on auki, valitse ylhäältä varaukset ja näet kaikki varauksen mitä tuotteella on kunakin päivänä.
- Voit poistaa varauksen kohdasta toiminnot ja poista
- Voit muokata varausta kohdasta toiminnot ja muokkaa ja määrittää uuden ajan tai summan varaukselle ja painaa tallenna.
Varauksen maksaminen kassassa, jos valittuna maksu paikan päällä tai halutaan maksaa avoimia laskuja pois
- Avaa kassa
- Valitse henkilö CRM:ästä
- Valitse ylhäältä Tilaukset/Laskut
- Valitse oikea tilaus/lasku (Huom! Laskun tulee olla avoimessa tilassa, ei luonnostilassa, jotta lasku voidaan valita maksettavaksi kassasta)
- Klikkaa maksa ja kulje kassaprosessi normaalisti loppuun.
Hard Refresh 16.2.2021
- Selaimen välimuisti kannattaa välillä tyhjentää, jotta järjestelmä toimii parhaalla mahdollisella tavalla.
- Windowsilla ctrl-shift-R Macilla cmd-shift-R