WiseCRM (asiakashallinta) - tutoriaali
Tutoriaali on tarkoitettu WisePlatformin käytön tueksi varsinkin järjestelmän käytön alkuvaiheessa. Se sisältää kirjallisia ohjeita ja sekä videoita WiseCRM:n (asiakashallinnan) toiminnoista.
- Tutoriaalin pääsivulta löytyy lyhyt ohje sekä kuvakaappaus jokaisesta aihealueesta.
- Tarkemmat vaiheittaiset ohjeet ja sekä opastusvideot avautuvat uuteen ikkunaan sivulla olevista linkeistä.
Sisältö:
- Kontaktien hallinta (WiseCRM:n yleisesittely)
- Roolit (=järjestelmän käyttäjäoikeudet)
- Tagit (=kontaktien ryhmittely)
Järjestelmän hallintapuolelle pääsee siirtymään kahdella tavalla:
1. Kirjoitetaan selaimen osoiteriville admin.yrityksendomain.fi ja kirjaudutaan palveluun sisään.
2. Kirjaudutaan yrityksen nettisivujen kautta sivuille ja valitaan ylävalikosta CRM / Myynti / Markkinointi / Taloushallinto
Järjestelmän asiakashallintaan siirrytään klikkaamalla järjestelmän hallintapuolella
→ "CRM"
- CRM:n etusivulla näkyy kymmenen viimeisimpänä lisättyä yritys- sekä henkilökontaktia.
- Näkyvissä on myös kymmenen viimeisintä aktiviteettia, jotka CRM:ään on kirjattu.
CRM:n etusivulla näkyy kymmenen viimeisimpänä lisättyä yritys- sekä henkilökontaktia.
"Yritykset"-sivu ja yrityskortti
"Yritykset"-sivu
Kun halutaan tarkastella järjestelmästä löytyviä yrityskontakteja valitaan
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Yritykset"
- CRM:n yritykset-listauksesta löytyy kaikki järjestelmään syötetyt yrityskontaktit.
- Näkymän hakutuloksia voidaan suodattaa hakukenttien avulla ja sarakkeita muokata yrityksen tarpeiden mukaan ratas-ikonista.
CRM:n "yritykset"-listauksesta näkee kaikki järjestelmästä löytyvät yrityskontaktit.
Yrityskortti
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Yritykset"
→ Klikkaa yrityskortti auki nimestä
- Yrityskortin saa auki klikkaamalla yrityksen nimeä "yritykset"-listaussivulla tai missä tahansa muussa järjestelmän osiossa.
- Yrityskortilta löytyy CRM:n yksittäisen yrityskontaktin kaikki tiedot (mm. yhteystiedot, tagit). Tässä näkymässä yrityksen tietoihin pääsee tekemään muutoksia.
Yksittäisen yrityksen yrityskortti ja sen toiminnot.
"Henkilöt"-sivu ja henkilökortti
"Henkilöt"-sivu
Kun halutaan tarkastella järjestelmästä löytyviä henkilökontakteja valitaan
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
- CRM:n henkilöt-listauksesta löytyy kaikki järjestelmään syötetyt henkilökontaktit.
- Näkymän hakutuloksia voidaan suodattaa hakukenttien avulla ja sarakkeita muokata yrityksen tarpeiden mukaan ratas-ikonista.
CRM:n "henkilöt"-listauksesta näkee kaikki järjestelmästä löytyvät henkilökontaktit.
Henkilökortti
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
→ Klikkaa henkilökortti auki nimestä
- Henkilökortin saa auki klikkaamalla henkilön nimeä "henkilöt"-listaussivulla tai missä tahansa muussa järjestelmän osiossa.
- Henkilökortilta löytyy CRM:n yksittäisen henkilökontaktin kaikki tiedot (mm. yhteystiedot, roolit ja tagit). Tässä näkymässä henkilön tietoihin pääsee tekemään muutoksia.
Yksittäisen henkilön henkilökortti ja sen toiminnot.
Video: Kontaktien hallinta
0:11 CRM:n etusivu
0:23 Yrityskontaktien listaus
0:40 Yrityskortin välilehtien esittely
2:10 Henkilökontaktien listaus
2:23 Henkilökortin välilehtien esittely
Huomioita:
- Kontakteihin lisättävän yrityksen tiedot kannattaa täydentää mahdollisimman tarkasti kerralla. Tämä helpottaa montaa muuta työtä jatkossa. Uuden kontaktin lisäämiseksi sille pitää antaa vähintään nimi.
- Yritystietoja voi täydentää suoraan YTJ:stä yrityksen nimen tai y-tunnuksen perusteella
- Nimen tulee olla kirjoitettu samassa muodossa kuin tiedot löytyvät YTJ:stä, jotta tiedot löytyvät.
- Tämän voi tehdä jo yrityksen lisäämisvaiheessa tai myöhemmin yrityskortilta käsin.
- Toimintoa voi käyttää myös myöhemmässä vaiheessa korvaamaan aikaisemmat tiedot yrityskortilla (yrityskortin alareunasta löytyvä "Lisää"-kohta).
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Yritykset"
→ "Lisää yritys"
Täytetään yrityksen tiedot avautuvalle lomakkeelle.
→ "Tallenna"
Uusi yritys lisätään CRM:ään "Lisää yritys"-painikkeella.
I
Huomioita:
- Täydennä lisättävän henkilön tiedot mahdollisimman tarkasti kerralla.
- Tapa helpottaa montaa muuta työtä jatkossa
- Tapa helpottaa montaa muuta työtä jatkossa
- Järjestelmä antaa lisätä useita saman nimisiä henkilöitä.
- Duplikaattien välttämiseksi, kannattaa varmistaa ennen henkilön lisäystä, ettei kyseistä henkilöä löydy jo asiakastiedoista.
- Mikäli henkilöduplikaatteja pääsee kuitenkin syntymään, löytyy niiden yhdistämiseksi työkalu. Ota yhteyttä tuki@wisenetwork.fi.
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
→ "Lisää uusi kontakti".
Täytetään henkilön tiedot avautuvalle lomakkeelle.
→ "Tallenna"
Uusi henkilö lisätään CRM:ään "Lisää uusi kontakti"-painikkeella.
I
Huomioita:
- Kenet liitän yritykseen? Yritysten alle merkitään tavallisesti yrityksen henkilökuntaan, hallitukseen tai muulla tavalla yrityksen toimintaan läheisesti kuuluvat henkilöt.
- Henkilö voidaan liittää yritykseen kahdella tavalla: henkilökortin "lisää"-painikkeen kautta tai yrityskortin "Henkilöt"-välilehden kautta.
Tapa 1. Henkilön liittäminen henkilökortin kautta
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
→ Etsi haluttu henkilö järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikkaa henkilökortti auki nimestä.
Tämän jälkeen henkilökortilla:
→ alhaalta vasemmalta "Lisää"
→ "Liitä yritykseen"
→ "Tallenna"
Henkilön liittäminen yritykseen henkilökortin kautta.
Tapa 2. Henkilön liittäminen yrityskortin kautta
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Yritykset"
→ Etsi haluttu yritys järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikkaa yrityskortti auki nimestä.
Tämän jälkeen yrityskortilla:
→ Valitaan sivun yläreunasta "Lisää uusi".
→ Etsitään liitettävä henkilö olemassa olevista kontakteista (tai voidaan lisätä myös uusi kontakti) ja painetaan "Liitä valittu henkilö".
→ "Tallenna"
Henkilön liittäminen yritykseen yrityskortin kautta.
I
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
→ Etsi haluttu henkilö järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikkaa henkilökortti auki nimestä.
Tämän jälkeen henkilökortilla:
→ alhaalta vasemmalta "Lisää"
→ "Kutsu henkilö käyttäjäksi"
Henkilö saa sähköposti-ilmoituksen kutsusta ja pääsee määrittelemään itselleen käyttäjätunnuksen ja salasanan palveluun.
Henkilön kutsuminen järjestelmän käyttäjäksi.
I
2. Roolit (=järjestelmän käyttäjäoikeudet)
Huomioita:
- Mitä rooleilla tehdään? Rooleilla voidaan määritellä eri käyttäjille erilaisia käyttäjäoikeuksia järjestelmään. Esimerkiksi yrityksen henkilökunnalla voi olla pääsy vain tiettyihin järjestelmän toimintoihin tai asiakkailla / yhteistyökumppaneilla voi olla määritettynä oikeudet vain tiettyjen artikkelien lukemiseen/muokkaamiseen nettisivuilla.
- Root-roolin käyttöoikeuksia ei voi hallita roolien hallinnan kautta. Root-roolilla on aina automaattisesti oikeudet järjestelmän kaikkiin toimintoihin.
- Kun halutaan asettaa käyttäjälle käyttöoikeudet johonkin tiettyyn järjestelmän osaan, voidaan "käyttöoikeuksien hallinta -taulukkoon" määrittää vain tämä osa taulukkoa. Muut osat saavat jäädä harmaaksi "ei asetettu" -tilaan, mikä tarkoittaa, että näihin ei kyseisellä roolilla ole pääsyä.
Roolien hallinta sisältää seuraavat vaiheet:
1. Järjestelmään luodaan halutut roolit (ks. kohta 2.1.)
2. Luodulle roolille asetetaan halutunlaiset käyttöoikeudet roolien hallinta -taulukon avulla (ks. kohta 2.1.)
3. Rooleille määritetään käyttäjät (ks. kohta 2.2.)
Uuden rooli luominen
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "Asetukset"
→ "Roolit"
→ "Roolien hallinta"
→ "Lisää rooli"
Uudet roolit lisätään roolien hallinnassa.
Roolien oikeuksien hallinta
Listasta roolin nimeä klikkaamalla pääsee hallitsemaan käyttöoikeuksia ja määrittämään toimintokohtaisesti, mitä oikeuksia kullekin roolille annetaan.
Pääsy: Käyttäjällä oikeus tarkastella tietoja.
Listaus: Käyttäjällä oikeus tarkastella järjestelmän listausnäkymiä.
Syöttö: Käyttäjä oikeus syöttää tietoja järjestelmään.
Muokkaus: Käyttäjällä oikeus muokata järjestelmässä jo olevia tietoja.
Poisto: Käyttäjällä oikeus poistaa tietoja järjestelmästä.
Tuonti: Käyttäjällä oikeus tuoda järjestelmään tietoja massatoimintona.
Vienti: Käyttäjällä oikeus viedä tietoja ulos järjestelmästä massatoimintona.
Kun käyttäjälle halutaan lisätä rooleja järjestelmään, tulee toiminnot suorittaa seuraavassa järjestyksessä:
1. Henkilö tulee löytyä CRM:stä / lisätä CRM:ään. (ks. kohta 1.2.)
2. Henkilölle lähetetään käyttäjäkutsu palveluun rekisteröitymiseen. (ks. kohta 1.4.)
3. Halutut roolit tulee luoda roolien hallintaan. (ks. kohta 2.1)
4. Rooleja voidaan asettaa henkilöille. (ks. kohta 2.2.)
Yleensä roolit luodaan ja asetetaan henkilöille WiseNetworkin toimesta järjestelmän avausvaiheessa sen hetkisen tilanteen mukaan. Jatkossa esim. erilaisten verkkokaupassa myytävien jäsenyyksien osalta roolit saadaan päivittymään automaattisesti tuotekorttiin merkittävien roolien avulla (ks. tapa 3).
Yksittäisiä rooleja voidaan lisätä henkilöille käsin joko CRM:n henkilökortin (ks. tapa 1) tai roolien hallinnan (ks. tapa 2) kautta.
Lisäksi rooleja pystyy lisäämään useille kontakteille kerralla ns. massalisäyksenä hakutyökalun avulla (ks. tapa 4)
Huomioita:
- Rooleja voidaan lisätä neljällä eri tavalla: henkilökortin kautta, roolien hallinnan kautta, verkkokaupan tuotekorttien kautta. Hakutyökalun avulla roolin saa lisättyä useille kontakteille yhdellä kerralla.
- Ensin aina henkilön lisäys ja kutsu käyttäjäksi, sitten vasta voi lisätä roolin. Henkilöllä tulee siis olla tunnus ja salasana palveluun ennen roolin lisäämistä.
- Roolien avulla voidaan esim. rajata artikkelien lukuoikeuksia, tuotteiden osto-oikeuksia ja sisällön näkemistä.
- Root-rooli olemassa aina, sitä ei pysty poistamaan tai muokkaamaan.
Tapa 1. Roolien lisääminen henkilökortin kautta
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
→ Etsi haluttu henkilö järjestelmästä käyttämällä hakusuodattimia ja klikkaa henkilökortti auki nimestä.
Tämän jälkeen henkilökortilla:
→ "Käyttäjätiedot"-laatikon alta löytyy kenttä "roolit"
→ Kirjoitetaan henkilön roolit tähän (Huom.! roolit tulee olla luotuna roolien hallintaan ennen niiden lisäämistä henkilölle).
→ "Tallenna"
Uuden roolin voi lisätä henkilölle CRM:n henkilökortin kautta.
Tapa 2. Roolien lisääminen roolin hallinnan kautta
Roolit voidaan asettaa henkilöille myös järjestelmän roolien hallinnan kautta:
→ "Asetukset"
→ "Roolit"
→ "Roolien hallinta"
Valitaan listalta rooli, jolle halutaan asettaa henkilöitä.
Siirrytään "Henkilöt"-välilehdelle
→ Lisää henkilö
→ "Tallenna"
Uuden roolin voi lisätä henkilölle roolien hallinnan kautta.
Tapa 3. Roolin lisääminen verkkokaupan tuotekortin kautta
Roolit voidaan asettaa henkilöille automaattisesti myös verkkokaupan tuotekortin kautta:
→ "Myynti"
→ "Tuotteet"
→ "Tuotteet"
Tämän jälkeen tuotekortin perustiedoista etsitään kohta "Roolit" merkitään asiakkaalle lisättävät roolit (kohtaan "asiakkaalle"). Rooleja saadaan myös poistettua automaattisesti (kohdassa "Roolit" → "asiakkaalta").
Uuden roolin voi lisätä henkilölle verkkokaupan tuotekortin kautta.
Tapa 4. Roolien lisääminen hakutyökalun kautta
Valitaan järjestelmän hallintapuolella:
→ "CRM"
→ "Kontaktit"
→ "Henkilöt"
→ Klikataan sivun yläreunasta "Siirry hakutyökaluun"
Suodatetaan hakuehtojen avulla henkilökontaktien joukosta ne henkilöt, joille halutaan lisätä jokin tietty rooli. Klikataan
→ "Toiminnot" ja sen alta
→ "Lisää rooli"
Uuden roolin voi lisätä henkilölle hakutyökalun kautta.
3. Tagit
Tagit ovat hakusanoja, joiden avulla dataa pystytään ryhmittelemään. Niiden avulla voidaan tehostaa asiakashallintaa ja helpottaa markkinoinnin kohdentamista.
3.1. Tagien lisääminen kontakteille
Tageja voidaan lisätä kontakteille järjestelmän useissa eri kohdissa.
Tapa 1. Tagien lisääminen yritykselle / henkilölle uuden kontaktin lisäämisen yhteydessä
Uuden yrityskontaktin luomisen yhteydessä avautuvalle tietojensyöttölomakkeelle voi merkitä kontaktille tageja. Näitä pääsee myöhemmin muokkaamaan yritys- / henkilökortilla.
Tagien lisääminen uuden yrityskontaktin tietojensyöttölomakkeella.
Tagien lisääminen uuden henkilökontaktin tietojensyöttölomakkeella.
Tapa 2. Tagien lisääminen yritys- / henkilökortilla
Kontaktille voi lisätä tageja tai niitä voi poistaa yritys- tai henkilökortilla.
Yrityksen tageja voi lisätä ja poistaa yrityskortin kohdassa "tagit".
Henkilön tageja voi lisätä ja poistaa henkilökortin kohdassa "tagit".
Tapa 3. Tagien lisääminen massalisäyksenä hakutyökalun avulla
CRM:n hakutyökalun avulla yritys- ja henkilökontakteille on mahdollista lisätä tageja "massa-ajoina". Näin tagi saadaan lisätty helposti useille kontakteille kerralla.
1. Siirrytään hakutyökaluun järjestelmän hallintapuolelta valitsemalla "CRM".
2. Valitaan "Kontaktit"
3. Valitaan "Yritykset" tai "Henkilöt", riippuen siitä kummalle tagi halutaan lisätä.
4. Molemmilla sivuilla hakutyökalu-painike löytyy samasta kohdasta, sivun yläreunasta.
Tagin voi lisätä usealle yritykselle / henkilölle kerralla hakutyökalun kautta.
WiseNetworkin tukiportaalista löytyy kirjallisia ohjeita, videoita sekä usein kysyttyjä kysymyksiä WisePlatform-järjestelmän käytöstä.